電子メールは、今日の世界におけるビジネスコミュニケーションの通貨です。また、送信者と受信者の間には画面と配線がありますが、適切な礼儀とエチケットを維持することは依然として重要です。何度もぶらぶらしたり、無関係なフレーズを入力したりすることは、クライアントやマネージャーの前で口頭でジブリッシュを吐き出すのと同じくらい悪いことです。このようにコミュニケーションスキルを向上させることは、ビジネスで成功するために不可欠です。
毎日1,000億通を超える電子メールが送信され、各電子メールの読み取りに費やされる平均時間は15〜20秒です。特に、すべての電子メールの65％が最初に小さなモバイル画面で開かれるため、短くしてください。メッセージが確実に受信され、その過程で評判が損なわれないようにする1つの方法は、これらの10の意味のないフレーズをメールからすぐに削除することです。
1.「ご注意ください...」
このフレーズはプロのように聞こえるのでよく使われますが、常に不要です。代わりに、直接的かつ簡潔にしてください。あなたが電子メールを書くのに時間をかけているなら、受信者はあなたの意図が彼らに何かを知らせることであることをすでに知っています。あなたがそうするつもりだと彼らに言うことは無意識のうちに彼らの知性を侮辱することです。
2.「私に連絡することを躊躇しないでください...」
このフレーズを使用すると、もう一度明白なことを述べていることになります。あなたが送ったものに興味がある場合、またはあなたのメッセージに関して質問がある場合、人々はあなたに連絡します。彼らは自分たちでデジタルの言論の自由を行使できるので、あなたが彼らを招待したり、応答するためのアクセスを許可したりする必要はありません。
3.「私はただ...」
最近、Karmahacksの創設者であるEllen Leanseは、専門家のコミュニケーションで「ちょうど」という言葉の女性の乱用を呼びかけたとき、いくつかの羽を波立たせました。 LinkedInの投稿で、リーンズは、女性が男性より3〜4倍頻繁に使用していると主張しているこの言葉に反対し、次のように述べています。
私は、「ただ」が礼儀正しいことではないことに気づき始めました。それは、従属、敬意の微妙なメッセージでした。時々それは自尊心がありました。時には重複することさえあります。本当に聞き始めてみると、ほとんどの場合、フレーズからそれを打つことでメッセージが明確になり、強化されることに気づきました。
彼女の結論に同意するかどうかにかかわらず（そして他のいくつかの著名な声は同意しません）、エリック・バーンによって公開された交流分析モデルによると、「子供」という言葉としての彼女の議論は、いくつかの調査に値します。それまでの間、このフレーズから離れて、代わりにより明確な言語を選択してください。
4.「私は思う...」
送信者は、将来の拒否の潜在的な打撃を最小限に抑えるために「私は思う...」を含めることがよくありますが、このフレーズを使用することで、あなたは自分自身に自信がないことを受信者に伝えています。電子メールや実際の生活でコミュニケーションをとっているときはいつでも、メッセージに自信を持っているように見える必要があります。そうしないと、受信者があなたの意見を無視して別のアイデアで前進するリスクがあります。職場への自信を表現することは成功への鍵です。
5.「同封してください…」または「添付してください…」
マイナーに見えるかもしれませんが、実際には何も電子メールに含めることはできません。ファイルを添付することはできますが、実際にメール内に何も配置することはできません。これらのフレーズのいずれかを使用する場合、ライターは代名詞「I」の使用を避けますが、文は古風に聞こえます。読者に「添付しました...」と通知するだけです。
6.「私はあなたが元気であることを願っています...」
このフレーズは通常2回書かれます。ある例では、望ましくない何かで受信者を攻撃する直前に表示されます。もう1つは、誰かとの親密な関係や真の関心を偽りたい場合です。誰かの幸福に本当に興味がある場合は、このフィラーフレーズを使用するのではなく、直接話してください。
7.「私は手を差し伸べると思った...」
あなたのことはわかりませんが、このフレーズは、幼児がチャイルドシートの拘束から手の届かないところにあるものをつかんでいるのを想像させます。それはまた非常に臆病に見え、不安を描写します。代わりに、単にあなたのメッセージや質問を書き、直接になりなさい。 「私は手を差し伸べると思った」と言うのではなく、「私のビジネスアイデアについて話し合うためにあなたを昼食に迎えたい」と言います。茂みの周りを殴るのは誰にも有利ではありません。代わりに、受信者が見られるように意図を明確にしてください。
8.「あなたの脳を選んでもいいですか？」
これは基本的に、メッセージを送信する相手に、見返りに価値のあるものを提供せずに時間を費やしたいことを伝えます。代わりに、興味のある、または役立つ洞察を受信者と共有することを強調し、将来、2人の間の双方向のコラボレーションを望んでいることをその人に知らせます。
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スピーキングエンゲージメントを並べると、この率直なアプローチが最も効果的であることがわかりました。フォローアップメッセージの取得の成功率は52％でしたが、他の方法での応答率は20〜27％でした。
9.「誰に関係があるのか...」
このフレーズが適切であるシナリオはいくつかありますが、それらはほとんどありません。あなたのメッセージが誰に関係しているのか知っているなら、この紹介の後ろに隠れるのではなく、その人に直接話しかけてください。個人に名前を付ける代わりに上記のフレーズを使用すると、自信がなく、不必要にフォーマルに見えます。これらの単語を含む電子メールを送信する前に、削除ボタンを押してください。
10.「誠実にあなたのもの...」
以前は、このフレーズは影響を受けたクロージングの一般的な短縮形でしたが、今日の電子メール通信では、非常に形式的で不誠実に聞こえます。通常、単純な「ありがとう」または名前だけでメールを閉じることができます。 「乾杯」は、息苦しい、立ち往生することなく、願いを伝えるもう1つの楽しいオプションです。最近では、メッセージがいつ終了したかは誰もが理解しています。正式な締めくくりで長々と取り組む必要はありません。
プレートにステップアップし、より良いメールを書いてください。あなたの同僚はあなたのメッセージの簡潔さを高く評価するでしょう、そしてあなたの要求がより明確であるときあなたはより良い応答を得るでしょう。メールに綿毛やフィラーは必要ありません。単にあなたが何を意味するかを言ってください。結果はそれ自体を物語っています。
メールで最も迷惑なフレーズは何ですか？以下のコメントであなたの最大のメールペットのおしっこを共有してください。
