インターネットの時代に 、あなたは、自分が書いたばかりの内容について深く考えずに、[返信] をクリックし、簡単な返信を入力して、[送信] をクリックすることに気付くかもしれません。しかし、専門家は、あなたの電子メールの振る舞いが、個人的にも仕事上でもあなたの評判を損なう可能性があることに同意します。 Inc.com は、業界で最も経験豊富な電子メールの専門家に連絡を取り、電子メールのエチケットを完璧にする方法について意見を求めました。
1. 公的な事柄についてのみ話し合う。 「プライベート」な電子メールが会社全体に、場合によってはインターネット全体に広まったという話は、誰もが聞いたことがあるでしょう。電子メールのエチケットに関して考慮すべき最も重要なことの 1 つは、議論している問題が公的なものであるか、それとも非公開で話し合うべきものであるかということです。 [送信] をクリックする前に、議論しているトピックが会社のレターヘッドに書いたり、掲示板に投稿したりして、全員に確認してもらいたいものであるかどうかを自問してください。 -- ジュディス・カロス 、
の著者 電子メールのエチケットを簡単にする、電子メール: マニュアル、および電子メール: よく書くガイド
2.簡単に自己紹介。 あなたの電子メールを受け取った人があなたのことを知っているとか、あなたに会ったことを覚えているなどとは思わないでください。受信者があなたの電子メール アドレスや名前を認識しているかどうかわからない場合は、連絡先の相手との関係で、あなたが誰であるかを簡単に思い出してください。あなた自身の正式で広範な伝記は必要ありません。 -- ペギー・ダンカン 、個人的な生産性の専門家であり、の著者 より良い習慣、エチケット、および Outlook 2007 で電子メールの過負荷を克服する
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3. 「怒りのメール」をしないでください。 悪いニュースを電子メールで送信すること、顧客やベンダーをクビにすること、怒りを表明すること、誰かを叱責すること、電子メールで他の人を軽蔑すること (特に、上司に対して優しくないことを言っている場合) は、すべて重大な禁止事項です。電子メールは非公式に見えるため、多くの人がこの罠に陥ります。電子メールのやり取りは永遠に続くことを常に覚えておいてください。 -- リンジー・ポラック 、キャリアと職場の専門家、電子メール エチケット コンサルタント、および本の著者 大学からキャリアへ
4. 感嘆符は控えめに使用します。 ビジネスメールの感嘆符の最大数は? 1。そうしないと、子供っぽくて専門外に見える危険があります。 -- ポラック
5. 機密情報に注意してください。 誰かの税務情報や機密性の高いビジネス取引の詳細など、電子メールで機密情報について話し合うことは控えてください。電子メールが間違った人の手に渡った場合、深刻な、さらには法的な影響に直面する可能性があります。 -- ピーター・ポスト 、バーモント州バーリントンに本拠を置くエミリー・ポスト・インスティテュートのディレクターであり、結婚式のエチケット、子育ての問題、テーブルマナーなどのマナーに関する質問へのエチケットのアドバイスと回答を提供しています.
6. タイムリーに対応します。 なんらかの緊急事態に対応している場合を除き、電子メールが届いた瞬間に対応できる必要はありません。電子メールと送信者の性質にもよりますが、24 時間から 48 時間以内の応答が可能です。 -- ダンカン
7. ワンライナーの送信は控えてください。 「ありがとう」と「オーケー」は、会話を決して進めません。返信の見込みがない場合は、メールの先頭に「返信不要」と遠慮なくご記入ください。 -- ダンカン
8. 実際の言葉、顔文字、専門用語、または俗語へのショートカットを使用しないでください。 ビジネス関連の電子メールで「4 u」(「for you」の代わりに)、「Gr8」(すばらしい) などのショートカットを使用する成人したビジネスマンの言葉は受け入れられません。ビジネスのやり取りにスマイリー フェイスや顔文字を入れたくない場合は、電子メール メッセージに入れるべきではありません。上記のいずれかが、あなたをプロっぽく見せなくなる可能性があります。 -- ダンカン
9. 清潔に保ちます。 たとえば、過剰なキャレット (>>>) を含む電子メール チェーンや、Bcc で保護されていない電子メール アドレスのページやページなど、人々が返信してメッセージを乱雑なままにしておく場合ほど、受信者を悩ませます。テキストを選択してキャレットを削除し、Ctrl+F キーを押して検索と置換コマンドを使用してキャレットを検索し、それらすべてを何もないものに置き換えることができます。削除するだけですべてのメールアドレスを取り除くことができます。きれいにしてから送ってください。 -- ダンカン
10. 件名は明確にしてください。 受信トレイは 1 日に何百通もの電子メールでいっぱいになっているため、件名を正しく伝えることが重要です。適度にシンプルで、あなたが書いたことを説明するものでなければなりません。かわいらしい、あいまいな、またはあいまいな件名の電子メールはすべて破棄されることを期待してください。また、電子メールの残りの部分を証明するのと同じくらい慎重に件名を証明してください。 -- 役職
11. スパムと間違えないように。 件名はすべて大文字、すべて小文字、URL や感嘆符を含むものは避けてください。受信者にはスパムのように見えがちです。 -- ジュディス・カロス 、
の著者 電子メールのエチケットを簡単にする、電子メール: マニュアル、および電子メール: よく書くガイド
12. 件名はメッセージと一致する必要があります。 古い電子メールを開いて [返信] を押したり、前の電子メールとは関係のないメッセージを送信したりしないでください。電子メール チェーンのスレッドや内容が変更されたら、すぐに件名を変更することを躊躇しないでください。 -- ペギー・ダンカン 、個人的な生産性の専門家であり、の著者 より良い習慣、エチケット、および Outlook 2007 で電子メールの過負荷を克服する
13. 大きな添付ファイルを送信する場合は警告を表示します。 通知なしに大きな添付ファイルを送信すると、受信者の受信トレイが詰まり、他の重要な電子メールが返送される可能性があります。 500KB を超えるものを送信する場合、送信者は「添付ファイルを送信してもよろしいですか?」と尋ねる必要があります。あなたにとって最適な時期はいつですか? -- カロス
14. 添付ファイルは 2 つまでで、論理名を指定してください。 特にリクエストがない限り、2 つ以上の添付ファイルを含むメッセージを送信しないでください。また、添付ファイルには論理的な名前を付けて、受信者が一目で件名と送信者がわかるようにします。 -- ダンカン
15. 知る必要がある場合にのみ、他人に送信またはコピーします。 [全員に返信] をクリックするか、Cc または Bcc 行に名前を入力する前に、すべての受信者がメッセージの情報を必要としているかどうかを自問してください。そうでない場合、なぜそれを送るのですか?時間をかけて適切な人にメッセージを送信してください。 -- ダンカン
16. 「全員に返信」に注意してください。 電子メール チェーンのすべてのメンバーが知る必要がない限り、「全員に返信」を押さないでください。リスト上の全員にあなたの答えを送るのではなく、彼らが知る必要があるかどうかを確認したいのです. -- ダンカン
17. 電話に出ます。 トピックに説明や交渉が必要なパラメータがたくさんあり、多くの質問や混乱が発生する場合は、電子メールで処理しないでください。また、電子メールは会議、昼食、インタビューの直前のキャンセルに使用してはならず、壊滅的なニュースには決して使用しないでください。悪い知らせを伝えなければならない従業員や友人がいる場合は、電話が望ましいです。大規模なグループに配信する必要があるニュースの場合は、電子メールの方が実用的です。 -- ダンカン
18. 電子メールの重要性を評価します。 優先度の高いオプションを過度に使用しないでください。この機能を使いすぎると、それを真剣に受け止める人はほとんどいません。より良い解決策は、メッセージの内容を正確に説明する説明的な件名を使用することです。 -- ダンカン
19. プライバシーを守ります。 複数のユーザーにメッセージを送信していて、リストのプライバシーを保護する必要がある場合は、常に「BCC」を使用する必要があります。さらに、電子メール アドレスを第三者 (Evite、ニュースレターなど) に提供しないでください。特にサードパーティが提供しているサービスが無料の場合は、サードパーティに喜んで引き渡すアドレスがそれらと一緒に保管されていることを確認してください。 -- ダンカン
20. 短くして、要点を押さえてください。 長いメールは過去のものです。相手を圧倒しないように、余白をたくさん入れて簡潔に書きましょう。送信する内容を確認するときに、読むのが負担にならないように気をつけてください。箇条書きを自由に使用してください。あなたの電子メールを読んでいる人は、あなたが何を求めているのかを理解するために、いくつかの段落を掘り下げる必要はありません。最初の 2 文で電子メールの目的を述べる必要があります。はっきりと、前に出てください。 -- リンジー・ポラック 、キャリアと職場の専門家、電子メール エチケット コンサルタント、および本の著者 大学からキャリアへ
21. 聴衆を知る。 電子メールでの挨拶とサインオフは、通信相手の敬意と礼儀のレベルと一致している必要があります。また、それを読む人のために書いてください - 彼らが非常に礼儀正しくフォーマルな傾向がある場合は、その言語で書いてください.よりインフォーマルでリラックスした受信者にも同じことが言えます。 -- リンジー・ポラック 、キャリアと職場の専門家、電子メール エチケット コンサルタント、および本の著者 大学からキャリアへ
22. 必ず署名を入れてください。 自分との連絡方法を誰かに調べてもらいたくないものです。ソーシャル メディアに精通している場合は、すべてのソーシャル メディア情報も署名に含めてください。電子メールの署名は、特に電子メール アドレスに氏名や会社名が含まれていない場合に、人々にあなたについてもっと知ってもらうための優れた方法です。 -- ポラック
23. 必要な場合にのみ自動応答を使用してください。 「電子メール メッセージをありがとうございます」という自動応答。すぐに返信します」では無駄です。ただし、これらのメッセージの優れた機能の 1 つは、あなたの電子メールが本物であり、スパム リストにあなたを追加できることをスパマーに警告することです。 -- ペギー・ダンカン 、個人的な生産性の専門家であり、の著者 より良い習慣、エチケット、および Outlook 2007 で電子メールの過負荷を克服する
24. スタッフをトレーニングします。 ビジネス オーナーは、スタッフが電子メール コミュニケーションのトレーニングを受けていることを確認する必要があります。彼らが何をしているのか、何を専門と見なすのかを理解していると思い込まないでください。会社の全員が従うべき電子メールの標準を設定します。 -- ポラック
25. あなたの電子メールはあなたを反映しています。 あなたが送信するすべての電子メールは、あなたの評判を上げたり下げたりします。あなたの電子メールが散らばっていて、まとまりがなく、間違いが多かった場合、受信者はあなたを散らかり、不注意でまとまりのないビジネスマンと見なす傾向があります。他人の意見は重要であり、専門家の世界では、彼らのあなたに対する認識があなたの成功にとって重要になります。 -- ピーター・ポスト 、バーモント州バーリントンに本拠を置くエミリー・ポスト・インスティテュートのディレクターであり、結婚式のエチケット、子育ての問題、テーブルマナーなどのマナーに関する質問へのエチケットのアドバイスと回答を提供しています.
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