あなたはパーソナルアシスタントを雇っていますか？ セーブ あなたは時間ですか、それとも誰があなたに時間をかけますか？
最近、私は35人のトップビジネスコーチングクライアントを、私が住んでいるワイオミング州ジャクソンホールのプライベートリトリートに招待しました。誰かが私に尋ねたとき、私たちはリーダーシップのさまざまな側面、つまりビジネスオーナーが自分自身と彼らの会社のために戦略的利点と画期的な結果を生み出す方法について話し合っていました 時間管理 。
その質問は、私たち一人一人が私たちの時間を活用するために見つけた最良の方法について活発な会話を促しました。そして、私たちがその部屋にいた非常に成功した起業家は、彼らのアシスタントが彼らに必要な仕事をするのに十分な能力や権限を持っていなかったため、貴重な時間を失っていることが明らかになりました。そこで私は、あなたのニーズに最も適したアシスタントを雇うことの重要性と、彼らがあなたを助けるためにあなたができることについて話し始めました。
さまざまな会社やさまざまな都市で25年間、私のオフィスで働いていたアシスタント、リモートではあるがローカルで働いていたアシスタント、文字通り1000マイル離れた場所で働いていたアシスタントがいます。その過程で、私は実際に4つのレベルのアシスタントがあることを発見しました。そして、適切な種類のアシスタントを雇うことは、あなたの時間を活用するために重要です。
レベル1：ゴーファー
この最初の層のアシスタントは、直接の指示と綿密な監督を必要とします。彼らはオブジェクトをポイントAからポイントBに移動することができます。彼らはあなたに代わって電子メールを送ることができます-正確に何を書くべきかを言われたとき。彼らはあなたの指示に従って、文字起こしを取り、ドキュメントをスキャンし、それらのドキュメントをフォルダにファイルすることができます。 gofersを使用すると、あらゆる段階で指示を与えることができます。
だからあなたは節約します いくつか 時間-結局のところ、あなたのgoferは実際に やって タスク-しかし、実際には、あなたは彼らのために彼らの考えのすべてをしなければなりません。これは、goferを使用して実際に活用できる時間に厳しい制限を課します。
これは明らかにあなたが雇うべき種類のパーソナルアシスタントではありません。
レベル2：管理アシスタント
管理アシスタントまたは「管理者」は、明確なプロセスがレイアウトされていて、それらのタスクが期待していることや処理に慣れていることの範囲内にある限り、多くのタスクを適切に処理できる人です。 。
幸いなことに、管理者はgoferよりもかなり自律的です。管理者は、既知のプロセスと手順に従って既知の結果を得る限り、時間を活用するのに役立ちます。それらは具体的で定義されたタスクに優れています。
しかし、物事が曖昧になると、彼らはトラブルに巻き込まれます-成功が保証されていないタスクを処理するように求められたとき。彼らはめちゃくちゃになるのを怖がります。彼らは間違いをすることを恐れます。彼らは自分たちの過ちに対して責任を問われることを知っているからです。彼らはトラブルに巻き込まれるかもしれません。それは彼らが彼ら自身の裁量を使うことに気が進まないということです。
そのため、管理者は、goferよりもかなり多くの時間を活用することができますが、支援が最も価値のあるタスクから遠ざかります。
レベル3：エグゼクティブアシスタント
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エグゼクティブアシスタントは、不確実性に後れを取っていません。彼らは不明確な割り当てを取り、特定の境界内でそれを機能させる方法を実際に理解する可能性があります。彼らはあるタスクを処理することができます スケッチアウト である代わりに 設計された。
設計された割り当て（管理アシスタントが最も快適に感じる種類の割り当て）は、非常によく処理されています。必要な手順は、事前に明確に示されています。
対照的に、エグゼクティブアシスタントにスケッチした課題を与えるときは、通常、次のように言います。 これが私が達成しようとしていることです。ここにいくつかあります プレイ中の変数。ここにあなたが考慮に入れたいと思うかもしれないいくつかの事柄があります 。 君は 残りを理解する 。 '
エグゼクティブアシスタントは非常に自律的です。彼らはあなたの要求の文脈を理解する助けを必要としているだけです。彼らはあなたに代わって彼らが良い決定をするのを助けるために一定の基本的な量の情報を必要とします。彼らはあなたがあなたの期待と好みを伝える必要があります。
たとえば、旅行に関しては、どのような条件でより高いクラスの飛行機サービスにアップグレードしたいのか、どのようなホテルが好きなのか、どのような地域に滞在したいのかを知らせたいと思うでしょう。
そのコンテキストは、さらに深くなる可能性もあります。私としては、エグゼクティブアシスタントを受信トレイに入れたいと思っています。これは、処理する必要のあるメールの数を減らすので、部分的に役立ちます。1日に100通のメールを受信した場合、エグゼクティブアシスタントは、そのうちの約50〜70通を処理、再配布、または削除します。
しかし、彼女が私のビジネスの文脈を見ているので、彼女がそこにいることも役に立ちます。彼女は私が何に誰と取り組んでいるのかを知っているので、誰が私と会うべきかについてより良い決定を下すことができます。たとえば、私がジョーと特定のプロジェクトについて多くのメールを交換しているのを見て、ジョーが会議を要求し、特定の期限までに開催する必要があると言った場合、彼女はそのプロジェクトが本当に重要であると判断できます。私とその会議もおそらくそうです。それで、彼女は私のためにその会議を設定するために率先して行動し、その旨のメモを私にドロップします。 ジョーは、この締め切りの前に本当にあなたと会う必要があると言ったので、私は彼を2時45分から3時15分までの30分間はめ込みました。 。 '
エグゼクティブアシスタントは、あなたが彼らに良い文脈を与える限り、あなたがあなたの時間を活用するのを本当に助けることができます。
レベル4：参謀長 または 執行役員
最後に、参謀長、または軍隊では執行役員がいます。このアシスタントは、ビジネス活動の個人的なCOOのようなものです。彼らはあなたの目的を理解しています。彼らはすべての主要なプレーヤーが誰であるかを知っています。そして、彼らはあなたの肩から多くの、あるいはほとんどの管理上の負担を取り除きながら、彼ら自身で結果を得ることができます。
スタッフのチーフが主導権を握り、実際にフォローアップして、あなたに代わって直属の部下にチェックインします。管理アシスタントまたはエグゼクティブアシスタントが会議でメモを取る場合があるのに対し、スタッフのチーフはフォローアップが必要な項目を見つけて、自分でフォローアップを行います。あなたの首席補佐官は、会議後にシンディと一緒に戻って、彼女がこれらの4つのアイテムを本当にきれいに手渡したことを確認し、2日後に彼女がそれらをどのように行っているかを確認します。
残念ながら、ほとんどの人は、goferと管理アシスタントを雇っています-明確にレイアウトされたタスクを支援することしかできない人々。しかし、事業主として、私たちのほとんどはあまりプロセス指向ではありません。私たちはもっと曖昧な世界に住んでいます。したがって、少なくとも、よりあいまいな状況に対処できるエグゼクティブアシスタントが本当に必要です。
参謀長は素晴らしいですが、通常は中堅以上の企業でしか見つけることができません。あなたがより小さな会社を持っているなら、あなたはおそらくあなたのチームに参謀長タイプの人がいるでしょう、しかし彼らはあなただけに割り当てられることはありません。彼らは代わりにあなたのオペレーションを実行するかもしれません、あるいはあなたのビジネスが少し大きいならば、彼らはあなたのCOOかもしれません。
また、これらのタイトルは任意であることに注意することも重要です。 「エグゼクティブアシスタント」と題された多くの人々は、実際にはただのゴファーです。そして、goferとして雇われた多くの人々は本当にエグゼクティブアシスタントレベルで演奏します。 （後者は特にエンターテインメントの世界で一般的です。）
したがって、次のアシスタントを雇うことを考えるときは、どのタイプのアシスタントが必要かを検討してください。そして、あなたが決めるものは何でも、面接の間にそれらの資質を必ず探してください。
最後に、おまけのアドバイス：あなたが必要だと思うよりも少しだけ能力のある人を雇ってください。結局のところ、あなたはあなたの会社を成長させたいのですよね？
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