効果的なビジネスメールを作成することは、失われた芸術のようなものになりました。敬語でない、または敬語がない、スペルミス、構成不足、不明瞭な内容の通信を受け取る専門家がますます増えています。これらの不十分な電子メールは、送信者に悪い影響を与えたり、誰かが彼らとの取引をするのを思いとどまらせたりする可能性があります。
だからこそ、注意を払うことがとても重要です エチケットとベスト プラクティス ビジネス上の連絡先、同僚、従業員と電子メールで通信する場合。以下では、ビジネス リーダーのグループが、完璧なビジネス メールを作成するためのヒントと、それぞれのヒントが非常に効果的である理由を共有しています。
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明確で関連性のある件名を使用してください。
あなたは世界で最高のメールを持っているかもしれませんが、件名が平凡であると、メールが開かれることはありません。そのため、メールの件名は非常に重要です。
「あいまいな、または一般的な件名は避け、話している内容が明確であることを確認してください」と、Kalin Kassabov の創設者兼 CEO は言います。 プロテキスト .よく知らない人へのメッセージの場合は、「Re: XYZ バーチャル カンファレンスでの私たちの会話」などのコンテキストに言及することができます。
短くしてください。
あまりにも多くのメールがあなたの受信トレイに届くので、あなたはおそらく、複数の段落にまたがる長いメールを読むのを楽しみにしていません. インフルエンス・アンド・カンパニー
「メールで 4 段落以上の文章を書いていることに気付いたら、電話のほうがよいかどうかを尋ねてください」とレイモンドは言います。
理由を教えてください。
ほとんどのメールは、読んだ人に特定のアクションを起こさせることを目的としています。同僚に何かを頼む場合でも、見込み客にサービスを売り込む場合でも、その依頼をする理由を伝えてください。
「たとえば、「クララ、そのスプレッドシートを調べて A 社への売り込みに役立ててもらえませんか?」または「こんにちは、マーク、私たちのサービスはあなたのセールス ファネルへのリードを増やします。興味があれば、話しましょう」と、の共同創設者であるサミュエル・ティモシーは言います。 ワンIMS . 「その内容を彼らのために販売できれば、彼らに影響を与えることができます。」
召喚状を追加します。
メールの背後にある理由を説明することに加えて、最後に行動を促す (CTA) を必ず追加してください、との共同創設者兼 CTO である Stephanie Wells 氏は述べています。 恐ろしい形 .
「CTA を追加すると、サブスクライバーは別の場所に移動できるため、受信トレイの外でブランドと関わり続けることができます」と Wells 氏は述べています。 「あなたの Web サイトにリンクすると、そこにターゲットを絞ったトラフィックが集まり、顧客をセールス ファネルに移動させて、コンバージョンを増やすことができます。」
フレンドリーで陽気でいてください。
人の口調や感情をテキストベースの媒体で解釈するのは難しいことが多いため、 Under30Experiences 、潜在的な誤解を解くために、非常に友好的で陽気であることを勧めています。
「電子メールの内容は非常に直接的ですが、熱意や感嘆の声で開始および終了する場合、これは誰かが電子メールのトーンをより肯定的なものとして解釈するのに役立ちます」とウィルソン氏は言います。 「人は疲れていたり怠けていたりすると、メールがうまくいかないことがよくあることを忘れて、トラブルに巻き込まれてしまいます。」
それをパーソナライズし、関連性を持たせます。
の創設者兼最高経営責任者であるニコール・ムニョスは、次のように述べています。 ニコール・ムニョス・コンサルティング , は、専門家に、ビジネスメールに個人化と社会的証明を含めるようアドバイスしています。
「人々は、メールを読む正当な理由があり、時間を有効に使っていることを知りたいと思っています」と Munoz は説明します。 「それを示すには、メールが彼らに関連していることを確認してください。」
さまざまな件名をテストしてコピーします。
創業者ルベン・ヨナタンのとき SaasList と彼のチームはゲストの投稿を提案するメールを送信していましたが、さまざまな要素をテストして結果を追跡することで、完璧なメール ピッチを作成する方法を学びました。
「たとえば、タイトルに 2 つのオプションを指定すると、エンゲージメントが高まることに気付きました」と Yonatan 氏は言います。 「分析と調整とともに試行錯誤を繰り返すことで、目的に合った完璧なビジネス メールを作成できます。」
最初に下書きしてから、受信者のメールを追加します。
ひどく書かれた電子メールより悪い唯一のことは？完成する前にうっかり送信されてしまった中途半端なメール。この事故を避けるために、創業者兼 CEO のダイアナ・グッドウィンは次のように述べています。 マーケットボックス 、常に最初にメールの本文と件名を書き込み、最後のステップとして受信者のメールを追加します。
「急いでいるときでも、偶発的または時期尚早な電子メールの送信を避けるために、電子メールは常に最後に送信されます」と Goodwin 氏は言います。 「Gmail で [送信取り消し] をオンにしておくことも救世主です。」
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