中小企業のための最高のドキュメント管理ソフトウェア/システム-2021

企業が電子ファイルを管理し、ドキュメントをデジタル化する理由はたくさんあります。情報を整理して共有するための構造を作成することは、1つの利点です。紙の削減、監査証跡の作成、規制コンプライアンスの確保、社内外のコラボレーションの促進も同様です。ドキュメント管理システム（DMS）は、企業がドキュメント、データオブジェクト、および画像を電子的にデジタル化、保存、管理、および追跡するのに役立ちます。システム、ソフトウェア、またはソリューションと呼ばれるかどうかにかかわらず、DMS製品にはさまざまな機能と値札が付属しています。紛らわしい一連のオプションを整理するのに役立つ、カテゴリ全体で最高のいくつかを考え出しました。

私たちのレビューでは、幅広い製品が見つかりました。一部のシステムは、ストレージ、検索、セキュリティの有効化に重点を置いており、ドキュメントの改訂と共有機能が含まれています。その他は、DMSを超えて拡張され、ワークフローの作成、タスク管理、コラボレーション、自動化されたルールなどのさまざまな機能のための多数のベルとホイッスル（およびプラグイン）を提供します。

豊富なオプションを考えると、適切なシステムを決定することは困難な場合があります。 SHI InternationalCorp。のクライアントサクセスマネージャーであるJenniferPankowに話を聞きました。彼は、それを簡素化するのに役立ちました。これは、お客様がソリューションを検討してマッピングするのに役立つものです。「DMSが必要だ」と考えるのではなく、「何をする必要があるのか」と尋ねます。次に、どのソリューションがそれを実行し、どの部分がそれを実行するかを選択範囲を絞り込みます。

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考慮すべきもう1つの質問は、ファイルをどこに保存するかです。 DMSには、クラウド、オンプレミス、ハイブリッドの3種類があります。

雲：このサービスを使用すると、ドキュメントはベンダーのクラウドにあり、インターネットがあればいつでもどこでもモバイルアクセスが可能です。ストレージは契約によって制限される場合がありますが（ほとんどのサービスはさまざまなストレージレベルと関連する価格を提供します）、システム管理と更新を含む手頃なオプションであることが多く、ファイルはクラウドにバックアップされます。

敷地内に： このオプションを使用すると、DMSがサーバー上に配置されるため、より多くのカスタマイズが可能になり、契約レベルのストレージに制限されません。ただし、初期費用が高額になる可能性があり、ITメンテナンスが余分になる可能性があり、サーバーがダウンした場合に備えてバックアッププロトコルを実装する必要があります。

ハイブリッド： このオンプレミスとクラウドの組み合わせにより、モバイルアクセスを必要としないレガシーコンテンツの移行を回避しながら、一部のドキュメントタイプにクラウドを柔軟に使用できます。

DMSオプションを検討する際に考慮すべき重要な要素は、次のとおりです。

セキュリティ： 1つの側面は、システム内のドキュメントとファイルへのアクセスを制御し、アクセス許可を設定する機能です。これらのファイルが内部および外部で安全に共有されている方法を評価することは重要です。もう1つの側面は、データが保存されている場所を保護するセキュリティのレベルです。クラウドソリューションを検討している場合は、データセンターのベンダーのセキュリティがデータを保護するのに十分であり、業界の規制に準拠していることを確認してください。

走査： 紙に溺れている場合は、自動命名とファイリングの機能を備えた大量のドキュメントをスキャンできるシステムを見つけてください。潜在的な機能の1つである光学式文字認識（OCR）は、スキャンしたドキュメントを編集可能で検索可能なファイルに変換します。

探す： システムがファイルをどのように編成するかに関係なく、検索機能でファイル内のフルテキストキーワード検索が可能であることを確認することをお勧めします（タイトルだけでなく）。

アクセス、編集、監視： ドキュメントの作成、アクセス、変更に対するビジネスのニーズはどの程度ですか？ DMSを確認するときは、以下を確認してください。

ドキュメントとファイルのアクセス/許可の設定（役割が割り当てられている、アクセスはドキュメント、フォルダー、またはその両方で設定されていますか）、個人およびグループごとにアクセス許可を設定できますか？
ファイル共有/編集、つまりチェックイン/チェックアウトはありますか？複数のユーザーが一度に編集できますか？
監視と追跡。たとえば、誰がドキュメントを閲覧したかを確認できますか、アクティビティ/監査ログを取得できますか、アラートを設定できますか？
バージョン管理、つまりバージョン履歴を確認できますか、システムはどのようにして最新バージョンが処理されていることを確認しますか、以前のバージョンにアクセスできますか？
作成、組み立て、アーカイブ、つまり、作成からアーカイブまでのドキュメントの存続期間中、どのような機能が用意されていますか？

コラボレーション： 社内外のコラボレーションをどの程度強化する必要がありますか？バージョン管理、編集、電子署名はかなり標準的なDMS機能ですが、一部のシステムには、ワークフロー、共同編集、タスク管理、アラート、メッセージングなどが含まれています。

使いやすさ： 可能な限り100％に近いシステム採用が必要です。チームが簡単に使用できるように、ツールとインターフェイスがユーザーフレンドリーで直感的であることを確認してください。

可動性： モバイルアクセスを優先する場合は、すべてのデバイスと互換性のあるシステムを見つけてください。デスクトップエクスペリエンスを複製するアプリがあるものを考えてみましょう。

統合： 検討したDMS製品には、さまざまな統合機能があります。 DMSを統合するために必要なシステムを把握してください。たとえば、Drobox、Microsoft Cloud、Googleドライブなどの既存のクラウドストレージからファイルを移動する必要がないことを望んでいる場合や、CRM、コンテンツ管理システム、または会計ソフトウェアに接続する必要がある場合は、ベンダーの決定を左右する可能性があります。。

サポート： 他のベンダーサービスと同様に、サポートがどのように提供されるかを必ず理解してください。私たちが検討したほとんどのベンダーには、電子メール、オンラインチャット、電話など、いくつかのサポートオプションがありましたが、時間は限られている場合がありました。チケットシステムを介してのみサポートを提供するものもあります。必要なサポートのレベルとタイプに合ったものを選択してください。

価格： DMSの価格は、ベンダーやサービスによって異なります。前に参照したように、オンプレミスDMSにはかなりの初期費用がかかります。ただし、クラウドサービスでは、ユーザーごとまたは月ごと、またはストレージ容量に基づいて決定される月額または年額の料金を支払う可能性があり、追加機能によってコストが増加する場合があります。したがって、継続的なコストと、ニーズが増加した場合に発生する増加を考慮してください。

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「ベストオブ」DMSの検索で、いくつかのカテゴリで適格な候補者が見つかりました。

総合優勝、中小企業向けの最高のドキュメント管理ソフトウェア/システム：eFileCabinet

eFileCabinetは、2018年中小企業向けドキュメント管理ソフトウェア/システムの総合最優秀賞に選ばれました。DMSはeFileCabinetが行うことだけです。これは、使いやすさ、モバイルアクセス、高度な「何も失うことのない」検索、および高レベルのセキュリティを促進する堅牢な製品です。

長所： ワークフロー（現在ベータ版で利用可能）などの新機能が追加されたDMS機能の幅広い提供があります。セキュリティとコンプライアンスが重点分野です。

短所： カスタマーサポートは、電話、電子メール、またはチャットで迅速に対応しますが、営業時間内にのみ利用できます。また、これは最も安価なDMSオプションではありません。しかし、最も高価でもありません。

eFileCabinetの完全なレビューをご覧ください。

中小企業向けの最高の無料ドキュメント管理ソフトウェア/システム：Zoho Docs

多くのDMSベンダーが無料トライアルを提供していますが、無料バージョンはまれです。私たちが見つけたものは、多くの場合、単一のユーザーアカウントにのみ許可されていました。最大25人のチームメンバーに5GBのストレージ/ユーザーを無料で提供するZohoDocsは、2018年の中小企業向けの最高の無料ドキュメント管理ソフトウェアとして認められています。

長所： Zoho Docsは、強力なセキュリティとコンプライアンスを売り込み、フレンドリーなユーザーインターフェース、サポートのためのオンラインフォーラム、およびレビューした有料サービスの多くの機能を備えています。

短所： Zoho Docsは、Google Docsと同様に、独自のファイル形式を持っています。一部のユーザーは、このシステムでWord文書を操作することは、彼らが望むよりも難しいとコメントしました。

全文を読む ZohoDocsレビュー。

カスタマーサービスに最適なドキュメント管理ソフトウェア/システム：eFileCabinet

eFileCabinetは、2018年にカスタマーサービスに最適なドキュメント管理ソフトウェア/システムとして投票されました。このDMSは一部の競合他社よりも少し高いかもしれませんが、いくつかのユーザーレビューでは、人とカスタマーサービスのおかげで価値があると述べています。カスタマーサクセスチームは、購入直後に電話を受けるすべての新規顧客に、製品を完全に理解し、会社がその恩恵を受けることができるようにすることを約束します。

長所： チャット、電話、メールの3つの方法でカスタマーサービスに連絡すると、すぐに返信があり、担当者はフレンドリーでプロフェッショナルで親切でした。

短所： カスタマーサポートは、月曜日から金曜日の営業時間（午前8時〜午後5時MT）にのみご利用いただけます。

eFileCabinetの完全なレビューをご覧ください。

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コラボレーションに最適なドキュメント管理ソフトウェア/システム：SharePoint

MicrosoftのDMSであるSharePointには、効率的にコラボレーションする必要のある企業やチームが関心を持つ多くの機能が含まれています。「チームワークを強化する」ことと「組織全体のシームレスなコラボレーション」を目的として設計されたSharePointは、2018年のコラボレーションに最適なドキュメント管理ソフトウェア/システムに選ばれました。

長所： マイクロソフト製品であるSharePointは、さまざまな価格帯で高レベルのセキュリティとカスタマーサポートを提供します。 SharePointが統合されているMicrosoft製品の完全なスイートを検討すると、機能はほぼ無限に見えます。

短所： 多くのレビューは、SharePointの専門知識とカスタマイズを十分に活用するために必要であることを示しています。これにより、中小企業にとってソリューションに時間とコストがかかりすぎる可能性があります。

SharePointの完全なレビューをご覧ください。

法律事務所に最適なドキュメント管理ソフトウェア/システム：Mファイル

法律事務所は大量の事務処理を処理し、その多くには機密情報や機密情報が含まれているため、DMSを選択する際の追加の考慮事項があります。 ABAジャーナルの記事によると、 ' これがドキュメント管理ソフトウェアの法的な概要です、 '法律事務所が現在使用している実務管理ソフトウェアの文書管理コンポーネントは、単独の実務や、文書が多くない実務分野の小規模企業には十分な場合があります。しかし、大量のドキュメントを管理する中小企業にとって、既存の業務管理および会計ソフトウェアとうまく統合できるスタンドアロンシステムを見つけることは非常に有益な場合があります。その革新的なテクノロジー、セキュリティ、データコンプライアンスのサポート、および統合機能により、法律事務所向けの最高のドキュメント管理ソフトウェア/システムの選択肢はMファイルです。

長所： このテクノロジーは、スキャン機能、整理と検索のためのOCR、アクセス制御などの堅固なDMS機能に加えて、法律事務所に契約承認ワークフローを提供し、eDiscoveryをサポートします。

短所： M-Filesは、一部の競合他社のように事前構成されたパッケージを提供していないため、小規模な法律事務所が必要な機能を取得するためのコストを判断するのは困難です。ソリューションはクライアントごとにカスタマイズされており、価格は年間2,000ドル未満から始まります。

塗りつぶしのMファイルレビューを読んでください。

その他のドキュメント管理サービス

ベストオブカテゴリーで選択したものに加えて、レビューした他の企業は次のとおりです。

ドクミー は、ドキュメントのキャプチャと保存、検索と取得、ファイル共有など、さまざまな目的のために設計された、安全で使いやすいドキュメント管理システムとして提供されていることを説明しています。

サイト ドキュメント管理スイートは、ワークフロー、情報管理、およびグローバル標準への準拠のために、建築、エンジニアリング、建設会社によって使用されます。

DocuWareクラウド 紙のプロセスをデジタル化し、カスタムワークフローの構成を可能にし、ERP、CRM、その他のシステムと統合します。

Adobe Document Cloud PDFの生産性のためのAcrobatDCと統合された電子署名のためのAdobeSignが含まれています。

ハイテールビジネス 、以前のYouSendItは、ファイル共有とクリエイティブコラボレーション製品で構成されています。

Ascencio ONLYOFFICE クラウドまたはプライベートネットワークを介してオンラインドキュメントエディタと生産性ビジネスツールを提供します。

Alfresco One Alfresco Software、Inc。は、ドキュメント管理、コラボレーション、プロセス自動化を含むエンタープライズコンテンツ管理（ECM）プラットフォームです。

方法論

DMS製品のリストを絞り込むために、検索用語、ソーシャルトレンド、およびWeb調査の広範なレビューを利用しました。 DMSを使用し、コンテンツ管理またはソフトウェア購入の決定について顧客を支援した経験のあるクライアントサービスの専門家にインタビューしました。選択肢を絞り込んだ後、各社のWebサイトを確認し、デモを視聴するか、トライアルにサインアップし、特にサービスタイプ、価格設定、カスタマーサービス、スケーラビリティ、機能、使いやすさ、カスタマーレビュー、ビジネスおよびテクノロジーのWebサイトに関するサービスを比較しました。レビューと賞。不足している情報については、会社に連絡しました。このプロセスでは、情報のギャップを埋めるだけでなく、そのスピードと対応の徹底性も評価しました。

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