説得力のあるエグゼクティブサマリーの書き方

事業計画を除いて、経営幹部の要約はおそらくすべての事業文書の中で最も重要です。あらゆる規模の企業内のほぼすべての大きな決定には、意思決定プロセス中に経営陣の要約が含まれていたと言っても過言ではありません。

残念ながら、多くの人々は、エグゼクティブサマリーが「クリフノート」のようなドキュメントのサマリーであると誤って信じています。ええと、違います。

エグゼクティブサマリーの目的は、情報を提供することではなく、決定を推奨することです。長いドキュメントは、その推奨事項のドリルダウン証明を提供します。

私が提案の第一人者と行った会話に大まかに基づいていますトム・サント、エグゼクティブ（またはエグゼクティブチーム）に決定を下すよう説得するエグゼクティブサマリーの書き方は次のとおりです。

1.問題、必要性、または目標を説明します。

「EXECUTIVESUMMARY」という言葉の下に、決定が必要な理由を（せいぜい）1つか2つの文で説明します。具体的に、可能であれば定量化可能な測定値を含めてください。

違う：

このドキュメントでは、XYZソリューションについて詳しく説明します。これがその内容の要約です...

正しい：

電気通信ネットワークの停止により、年間収益が1,000万ドル不足しています。

2.望ましい結果を説明します。

問題が解決された場合、ニーズが満たされた場合、または目標が達成された場合に何が異なるかを（せいぜい）1つか2つの文で説明します。ソリューションの詳細を提供しないでください。

違う：

第1章では、複数の規格に準拠したアナログ磁束コンデンサについて説明します。

正しい：

私たちの見積もり（セクション1を参照）によると、これらの停止を削減または排除すると、収益性が最大20％向上します。

3.提案されたソリューションについて説明してください。

「提案」という言葉の下で、一連の短い段落で、問題の解決策の要素（ステップ1のように）を説明します。これにより、望ましい結果が得られます（ステップ2のように）。

各段落で、ソリューションのその部分が詳細に説明されている、より大きなドキュメントのセクションを参照してください。各段落をくっきりと読みやすくします。専門用語、biz-blab、および不必要な抽象化は避けてください。可能であれば、段落を段階的な計画にまとめます。

違う：

既存のインフラストラクチャを活用することで、再トレーニングの要件を最適化しながら、過去のテクノロジーへの投資を活用できます。信頼性の向上により、ミッションクリティカルな生産性が爆発的に高まり、それによって収益化された競争力が生まれます。

正しい：

上記の問題に対処するために、以下を提案します。

1.パイロットシステムを購入してインストールします。 これにより、日常業務を危険にさらすことなく、新しいソフトウェアをテストできます。このパイロットシステムの要件は、セクション4で説明されています。

[その他の手順]

4.リスクを克服する方法を説明します。

簡単ではないすべてのビジネス上の決定には、ある程度のリスクが伴います。したがって、「リスク」という見出しの下で、それらのリスクと、それらを克服するために提案する方法（またはそれらが実際にはリスクではない理由）について簡単に説明します。

繰り返しますが、これらの段落はきつくしてください。わかりやすい言葉を使用します。前の手順と同様に、各段落を長いドキュメントの関連セクションに結び付けます。

違う：

提案されたソリューションはベンダーに依存せず、カスタマイズされた実行可能なスクリプトを使用して複数のシステムアーキテクチャに統合されます...

正しい：

カスタマーサービス部門全体を変換するには、サービス担当者を再トレーニングする必要があります。これにより、部門の応答時間が短縮される可能性があります。ただし、カスタマイズされたトレーニングマニュアルを作成することで、その可能性を減らす予定です。

5.あなたがしたい決定を求めます。

「推奨事項」という見出しの下に、幹部に下してもらいたい決定をできるだけ少ない言葉で説明します。具体的に。

決定にお金が含まれる場合は、金額を含めます。特定の時間までに決定を下さなければならない理由がある場合は、それらを表面化します。

違う：

電話システムの停止に関する当社の継続的な懸念は、当社に影響を及ぼし続けているため、迅速に対処する必要があります。

正しい：

現在の業務を中断することなく、現在の会計年度末までにこのプロジェクトを完了するには、次の四半期のIT予算の200万ドルの増加を承認する必要があります。

エグゼクティブサマリーのサンプル

以下は、実際に表示される上記の2つのエグゼクティブサマリーです。最初の例が人為的に不透明であると思わないように、私は個人的に悪化していることを保証します。はるかに悪い。

違う：

エグゼクティブサマリー

このドキュメントでは、XYZソリューションについて詳しく説明します。その内容の要約は次のとおりです。

第1章では、複数の規格に準拠したアナログ磁束コンデンサについて説明します。

[その他の章の要約]

既存のインフラストラクチャを活用することで、再トレーニングの要件を最適化しながら、過去のテクノロジーへの投資を活用できます。信頼性の向上により、ミッションクリティカルな生産性が爆発的に高まり、それによって収益化された競争力が生まれます。提案されたソリューションはベンダーに依存せず、カスタマイズされた実行可能なスクリプトを使用して複数のシステムアーキテクチャに統合されます。

電話システムの停止に関する当社の継続的な懸念は、当社に影響を及ぼし続けているため、迅速に対処する必要があります。

正しい：

エグゼクティブサマリー

電気通信ネットワークの停止により、年間収益が1,000万ドル不足しています。

私たちの見積もり（セクション1を参照）によると、これらの停止を削減または排除すると、収益性が最大20％向上します。

提案

上記の問題に対処するために、以下を提案します。