電子メールは、ビジネスの世界で最も一般的な文書です。残念なことに、多くの電子メールはあまりにもお粗末なので、受信者はなぜ電子メールを読んでいるのか、それに対して何をすべきかを理解するのに苦労しなければなりません。
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仕事をやり遂げる電子メールを書くための絶対確実な方法は次のとおりです。
1. 具体的な決定を念頭に置いてください。
メールの目的は 常に 受信者に何らかの決定をしてもらうこと。そうでなければ、なぜわざわざそれを書くのですか?
したがって、何かを書く前に、次のように自問してください。 丁度 受信者にどのような決定をしてもらいたいですか?
すべてのビジネス ライティングと同様、曖昧さは役に立つことの反対です。目標が明確であるほど、メールの説得力が高まります。
2. 結論を書くことから始めます。
結論は、電子メールの内容に基づいて、受信者に決定してもらいたいことのステートメントです。
学校では、おそらく紹介から始まり、結論で終わることを教えていたでしょう。違う。
ビジネスの世界では、アイデアの開発をさまよう時間はありません。メールの理由をすぐに伝えないと、相手は先に進む可能性があります。
したがって、あなたは結論から始めます。たとえば、あなたの目標が社内ジムを上司に承認してもらうことだとします。
違う：
ジム、
ご存知のように、従業員の欠席は、当社および同業界の他の企業の両方で、財政に深刻な影響を与える継続的な問題として一般的に認識されています。 【ヤダ、ヤダ、ヤダ】 そこで、本社施設に体育館を設置する費用の配分を検討する必要があります。
正しい：
ジム、
社内ジムの設置を認めてほしい。
3. 支持する議論を「消化可能なチャンク」に構造化します。
結論を述べたら、その結論を裏付ける議論 (つまり、あなたが下したい決定) を整理します。議論を「消化可能」にするために、それらを小さな「チャンク」に分割し、同様のフォーマットと文構造で各ポイントを提示します。
違う：
最近発行された政府のレポートによると、グループの体力は非常に重要ですが、実際にそれに取り組んでいる企業はほとんどありません!多くの企業は、体力が過小評価された競争力のある資産であると認識していますが、体力は企業や個人の経済的および個人的な成功に強く結びついていますが、この分野での改善計画はありません。職場の生産性を高める体力の問題に取り組まないと、取り残されると思います。
正しい：
社内ジムは次のことを行います。
- 欠席を減らします。
- 全体的な生産性を向上させます。
4. それぞれの議論を証拠で補強する。
括約筋と意見という 2 つのことを誰もが持っていると言われています。あなたの議論を裏付ける事実を提供しない限り、あなたの電子メールは1つの巨大な意見になり、したがって、受信者の目には、あなたはおそらく1つの巨大な意見に見えるでしょう. .
違う：
社内ジムは欠席を減らします。そうすれば、人々は家にいるよりも仕事に行きたがるようになり、病気になりにくくなるからです。
正しい：
- 欠席を減らします。 National Health Institute が 1,000 社を対象に実施した調査によると、社内にジムがある企業は、そのような施設がない企業に比べて欠席率が 20% 少ないということです。
5. 「行動への呼びかけ」として結論を繰り返します。
電子メールの最後に、受信者があなたの議論と証拠の力に基づいてあなたの結論に同意したと仮定して、受信者が取るべき次のステップを受信者に提供する方法で結論を言い直してください。シンプルかつ具体的にしてください。
違う：
このプロジェクトへのあなたのサポートは大歓迎です。
正しい：
この電子メールに返信して承認していただければ、プロセスを開始します。
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6. 件名に特典を貼り付けます。
件名 (別名「タイトル」) は電子メールの最も重要な部分です。そのため、結論とその結論を裏付ける議論と証拠の両方を書き留めた後、最後に件名を書きます。
理想的には、件名行は 2 つの重要なタスクを達成する必要があります。1) 電子メールが開かれて読まれるように受信者に十分な関心を示し、2) 受信者に受け入れてもらいたい結論を暗示します。
ほとんどの場合、両方のタスクを達成するための最良の方法は、受信者に行ってもらいたい決定の結果として生じる利点 (または利点) をカプセル化することです。
違う：
件名: 社内従業員のフィットネス プログラムの健康への影響
正しい：
件名：欠席を減らす方法
最後に、次の 2 つの電子メールをご覧ください。
違う：
宛先: Jim@Acme.com
件名: 社内従業員のフィットネス プログラムの健康への影響
ジム、
ご存知のように、従業員の欠席は、当社および同業界の他の企業の両方で、財政に深刻な影響を与える継続的な問題として一般的に認識されています。社内ジムは欠席を減らします。そうすれば、人々は家にいるよりも仕事に行きたがるようになり、病気になりにくくなるからです。したがって、本社施設にジムを設置するための資金の割り当てを検討する必要があります。このプロジェクトへのあなたのサポートは大歓迎です。
ジル
正しい：
宛先: Jim@Acme.com
件名：欠席を減らす方法
ジム、
社内ジムの設置を認めてほしい。この意志：
- 欠席を減らします。 National Health Institute が 1,000 社を対象に実施した調査によると、社内にジムがある企業は、そのような施設がない企業に比べて欠席率が 20% 少ないということです。
- 生産性を高める。欠席率は同業界の他の企業よりも 50% 多いので、その数を 20% 減らすと、自動的に生産性が 10% 向上します。
この電子メールに返信して承認していただければ、プロセスを開始します。
ジル
真剣に、あなたは2つの電子メールのどちらがあなたの議題を前進させる可能性が高いと思いますか?
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