ジェフ ベゾスは最近、Amazon での会議での PowerPoint の使用を禁止し、会議は出席者が問題について話し合うために必要な情報を含むハード コピーの文書を黙って読むことから始めると主張しました。
PowerPoint の使用が組織の知能を低下させるという重要な科学的研究があることを考えると、これは驚くべきことではありません。ただし、PowerPoint を「ブリーフィング ドキュメント」に置き換える (ベゾスが行ったように) ことは、優れた科学というだけではありません。また、次の 3 つの理由から、これは非常に賢明な財務上の動きでもあります。
- それは時間を節約します。 PowerPoint は、発表者が話す速度で通信します。ブリーフィング ドキュメントは、聴衆が読む速度で伝達します。 1 時間かかるプレゼンテーション (中断や議論なし) が、わずか 5 分に短縮されます。
- それは時間を節約します。 ブリーフィング ドキュメントは会議の開始時に重要な情報を提供するため、全員が文字通り「同じページにいる」ようになり、ディスカッションはより短く、より的を射たものになります。また、プレゼンテーションにはプレゼンターが必要なので、 しなければならない 情報を得るために会議に参加しました。ブリーフィング ドキュメントを使用すると、情報だけが必要な (ただし参加する必要がない) 人は、ドキュメントを読むだけでミーティングをスキップできます。
- それは時間を節約します。 ブリーフィング ドキュメントは、PowerPoint の 3 つの最悪の時間の浪費を排除します: a) 「彼らはこのジェロを壁にピン留めできない」プレゼンテーション、b) 「私は準備ができていませんでした」 -using-my-standard-slide-deck' プレゼンテーション;そして、何よりも悪いことに、c) 「神の愛があなたを喜ばせてくれるか?」プレゼンテーション。
時間の節約になると言いましたか?いいのは、私が以前指摘したように、平均的なエグゼクティブは自分の時間の約 50% を会議に費やしています (そのうちの 3 分の 1 はまったく役に立たない)。これは、組織のインテリジェンスを低下させる PowerPoint の悪名高い機能を超えて、生産性を大幅に低下させます。
それでは、数字を出してみましょう。ブリーフィング ドキュメントは PowerPoint の (少なくとも) 2 倍の時間効率があり、最も役に立たない会議を排除する傾向があるため、PowerPoint をブリーフィング ドキュメントに置き換えることで、ベゾスは会社全体の管理生産性を効果的に向上させました。 少なくとも 25パーセント。
私は20年以上、オフィステクノロジーとマネジメント手法について研究し、執筆してきました。実装されたときに、生産性に劇的にプラスの効果をもたらすテクノロジーやテクニックは、たとえあったとしてもほとんどありません。
しかし、それだけではありません。ブリーフィング ドキュメントを優先して PowerPoint を禁止すると、ベゾスと Amazon はちょうど $0.00 の費用がかかります。すべての実用的な目的のために、それは、まあ、無限の ROI です。
かなり賢いですよね？
