チーム全体でドキュメントを管理するのに役立つシステムが必要だが、予算が限られている場合は、無料バージョンの Zoho Docs ドキュメント管理システム (DMS) は確かな選択肢です。このバージョンは、最大 25 ユーザーのチームをサポートし、ユーザーごとに 5GB のクラウド ストレージを割り当て、強力なセキュリティとコンプライアンスを宣伝します。これは、2018 年中小企業向けのベスト無料ドキュメント管理ソフトウェア/システムに選ばれました。
小規模企業向けの DMS をレビューしたところ、自社のソフトウェアの無料バージョンを提供している企業はほとんどないことがわかりました。多くの場合、単一のユーザー アカウントでのみ許可されていることがわかりました。また、無料のオープン ソース ソフトウェアについても検討しましたが、それを適切に使用するには、システムを十分に理解した IT 担当者が必要であることがわかりました。ただし、Zoho Docs には、使いやすいユーザー インターフェイス、サポート用のオンライン フォーラム、およびレビューした有料サービスの多くの機能があります。
Zoho Docsの無料版で提供される機能は次のとおりです。
デスクトップ同期
1GBのファイルアップロード制限
管理者による制御
Dropboxの統合
Zoho オフィス スイート
SSL
ファイルのバージョン管理 (最大 25 バージョン)
安全なファイル コラボレーション
二要素認証
ヨランダ・アダムス ティモシー・クロフォード・ジュニア
モバイルアプリ
アプリ内チャット
電子メール通知
もちろん、無料版には、監査証跡、無制限のファイルバージョン、パスワードで保護された/期限切れのリンク、無制限の回復、ファイル所有権の転送など、有料の Zoho Docs ユーザーが取得するすべての機能が含まれているわけではありません。これは当然のことであり、無料ユーザーはニーズの増加に応じて有料サービスにアップグレードできます。
無料版へのコメントを含むカスタマー レビューは、全体として非常に好意的でした。このプラットフォームは、FinancesOnline.com の 2017 年の Great User Experience Award を受賞し、ファイル共有とドキュメント管理のカテゴリで第 11 位に評価されました。
Googleドキュメントと同様、Zoho Docsには独自のファイル形式があります。一部のユーザーは、このシステムで Word ドキュメントを操作するのは、思ったよりも難しいとコメントしています。ただし、ファイルを Zoho Doc に変換すると、編集と共同作業が簡単に行えます。さらに、ユーザー インターフェイスのほとんどの機能の機能と外観に慣れています。たとえば、ファイル編成は従来のファイル キャビネット構造を使用します。また、多くのドキュメント管理システムと同様に、全文キーワード検索機能により、ユーザーは場所やタイトルを思い出せない場合でもドキュメントを見つけることができます。
無料版への挑戦の 1 つは、必要なときにサポートを受けることです。電話サポートは、有料のお客様のみご利用いただけます。無料のユーザーは、サポート チケットを送信し、アプリから直接フォーラムにアクセスして、問題のトラブルシューティングに役立つ可能性のある他のユーザーとチャットすることができます。 Web サイトのリソース セクションにあるユーザー ガイド、FAQ、ウェビナー、ブログにもアクセスできます。
全体として、Zoho Docs には、小規模なチーム間でドキュメントを管理、保存、コラボレーションするための確かな機能セットがあります。予算が限られている企業や、無料サービスから始めて、ニーズの拡大に合わせてアップグレードしたい企業は、Zoho Docsの無料版を検討できます。
他のカテゴリでの最高の DMS の選択については、「 中小企業向けのベスト ドキュメント管理ソフトウェア/システム 2018 . '
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