米国の従業員は平均して約 四半期 仕事の週のコーミングスルー 何百ものメール 。
私たちが返信ボタンに固執しているという事実にもかかわらず、キャリアコーチのバーバラ・パクターは、多くの専門家がまだ電子メールを適切に使用する方法を知らないと言います。
私たちが読んだり書いたりしているメッセージの量が非常に多いため、恥ずかしい間違いを犯しやすくなる可能性があり、それらの間違いは深刻な結果をもたらす可能性があります。
Pachterは、彼女の本の中で現代の電子メールエチケットの基本を概説しています。 ビジネスマナーの要点 。」私たちは彼女に話しかけ、あなたが知る必要のある最も重要なルールを引き出しました。
VivianGiangとRachelSugarは、この記事の以前のバージョンに貢献しました。
1.明確で直接的な件名を含める
適切な件名の例としては、「会議の日付が変更された」、「プレゼンテーションに関する簡単な質問」、「提案の提案」などがあります。
「人々はしばしば件名に基づいて電子メールを開くかどうかを決定します」とPachterは言います。 「読者にあなたが彼らの懸念やビジネス上の問題に取り組んでいることを知らせるものを選んでください。」
2.プロのメールアドレスを使用する
会社で働いている場合は、会社のメールアドレスを使用する必要があります。ただし、個人の電子メールアカウントを使用する場合は、自営業の場合でも、仕事関連の通信に時々使用する場合でも、そのアドレスを選択するときは注意が必要です、とPachter氏は言います。
受信者が誰が電子メールを送信しているかを正確に知ることができるように、常に自分の名前を伝える電子メールアドレスを持っている必要があります。 「babygirl @ ...」や「beerlover @ ...」など、職場での使用に適さないメールアドレス（おそらく小学生時代の名残）は絶対に使用しないでください。コールドブリュー。
3.「全員に返信」を押す前によく考えてください
関係のない20人からのメールは誰も読みたくない。多くの人がスマートフォンで新しいメッセージの通知を受け取ったり、コンピューターの画面でポップアップメッセージの邪魔をしたりするため、電子メールを無視するのは難しい場合があります。リストの全員が電子メールを受信する必要があると本当に思わない限り、「全員に返信」を押すのは控えてください、とPachterは言います。
4.署名ブロックを含める
提供する あなたについてのいくつかの情報を持っているあなたの読者、Pachterは提案します。 '通常、これには、氏名、役職、会社名、および電話番号を含む連絡先情報が記載されます。自分自身に少し宣伝を加えることもできますが、ことわざやアートワークをやりすぎないでください。
メールの他の部分と同じフォント、タイプサイズ、色を使用してください、と彼女は言います。
5.専門的な敬礼を使用する
「Heyyouguys」、「Yo」、「Hifolks」などののんびりとした口語表現は使用しないでください。
「私たちの文章のリラックスした性質は、電子メールの敬礼に影響を与えるべきではありません」と彼女は言います。 ' ねえ 非常に非公式な敬礼であり、一般的に職場で使用すべきではありません。そして 私 どちらも大丈夫ではありません。使用する こんにちは または こんにちは 代わりに。」
彼女はまた、誰かの名前を短くしないようにアドバイスします。彼が「マイク」と呼ばれることを好むことが確実でない限り、「こんにちはマイケル」と言ってください。
6.感嘆符は慎重に使用してください
感嘆符を使用する場合は、感嘆符を1つだけ使用して、興奮を伝えてください、とPachter氏は言います。
「人々は時々夢中になり、文の最後にいくつかの感嘆符を付けます。結果はあまりにも感情的または未熟に見える可能性があります」と彼女は書いています。 「感嘆符は、書面で慎重に使用する必要があります。」
7.ユーモアに注意する
ユーモアは、適切な口調や顔の表情がないと、翻訳で簡単に失われる可能性があります。専門家の交換では、受信者をよく知らない限り、メールにユーモアを残さない方がよいでしょう。また、あなたが面白いと思うことは、他の誰かにとっては面白くないかもしれません。
Pachterは、次のように述べています。 '話されたときに面白いと感じられたものは、書かれたときに非常に異なって出くわす可能性があります。疑わしい場合は、省略してください。」
8.異文化の人々は話し方や書き方が異なることを知ってください
誤解は簡単に発生する可能性があります 文化の違い 、特にお互いのボディーランゲージが見えないときの書き方。受信者の文化的背景や、メッセージをどれだけよく知っているかに合わせてメッセージを調整します。
Pachter氏によると、覚えておくべき良いルールは、コンテキストの高い文化（日本、アラブ、または中国）は、ビジネスを行う前にあなたのことを知りたいということです。したがって、これらの国のビジネスアソシエイトが執筆においてより個人的であることが一般的である可能性があります。一方、コンテキストの低い文化（ドイツ語、アメリカ人、またはスカンジナビア語）の人々は、非常に迅速に要点に到達することを好みます。
9.メールに返信する-メールがあなたを対象としていない場合でも
これまでに送信されたすべての電子メールメッセージに返信することは困難ですが、返信する必要があります、とPachter氏は言います。これには、特に送信者が返信を期待している場合に、誤って電子メールが送信された場合が含まれます。返信は必須ではありませんが、特にこの人があなたと同じ会社または業界で働いている場合は、優れた電子メールのエチケットとして役立ちます。
返信の例を次に示します。 'あなたが非常に忙しいことは知っていますが、このメールを私に送信するつもりはなかったと思います。そして、あなたが正しい人にそれを送ることができるように、私はあなたに知らせたかったのです。」
10.最後にメールアドレスを追加します
「メッセージの作成と校正が完了する前に、誤ってメールを送信したくないのです」とPachter氏は言います。 「メッセージに返信する場合でも、受信者のアドレスを削除して、メッセージを送信する準備ができていることが確実な場合にのみ挿入することをお勧めします。」
11.すべてのメッセージを校正する
あなたの間違いはあなたの電子メールの受信者に気づかれることはありません。 「そして、受取人によっては、あなたはそれらを作ったと判断されるかもしれません」とPachterは言います。
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スペルチェックに頼らないでください。メールを送信する前に、メールを数回、できれば声を出して読んで読み直してください。
「ある監督者は、「ご不便をおかけして申し訳ありません」と書くつもりでした」とパクターは言います。 「しかし、彼は自分のスペルチェックに頼って、「失禁してすみません」と書くことになりました。」
12.正しい受信者を選択したことを再確認します
Pachterは、電子メールの「宛先」行に名簿から名前を入力するときは注意を払うように言っています。 「間違った名前を選択するのは簡単です。それはあなたや誤ってメールを受け取った人にとって恥ずかしいことです。」
13.フォントをクラシックに保つ
Purple Comic Sansには時間と場所がありますが（多分？）、ビジネス上の対応のために、フォント、色、サイズをクラシックに保ちます。
基本的なルール：あなたのメールは他の人が読みやすいものでなければなりません。
「一般的には、10ポイントまたは12ポイントのタイプと、Arial、Calibri、Times NewRomanなどの読みやすいフォントを使用するのが最適です」とPachter氏はアドバイスします。色に関しては、黒が最も安全な選択です。
14.受信者の名前を短くしないでください。
' 私の名前はバーバラです。 「こんにちはバーブ」というアドレスのメールを受け取るのは好きではありません」と彼女はBusinessInsiderに語っています。 'ニックネームの使用についても同じことが言えます。私をバービーと呼ばないでください！」
その人がニックネームを好むとあなたに言わない限り、それを使うためにあなた自身にそれをとらないでください。あなたは単に友好的または非公式にしようとしているかもしれませんが、それは不適切であり、受信者の肌に潜む可能性があります。
15.受信者の名前のスペルが正しいことを確認します
「あなたが礼拝で誰かを怒らせたら、その人はそれ以上読むことができないかもしれません」と彼女は言います。
敬意を払い、受取人の名前を正しくつづってください。 「名前のつづりを間違えると、多くの人が侮辱されます。その人の署名ブロックで正しいスペルを確認してください。メールアドレスも確認できます。多くの場合、人々の名前や姓は住所に含まれています。
あなたが潜在的なクライアントに電子メールを送っている場合、彼らはあなたが細部にほとんど注意を払っていないと思い込んだり、忙しすぎたり気が散ったりして名前を正しく理解できないかもしれません。
16.トーンを監視します
ジョークが翻訳で失われるのと同じように、声の合図や顔の表情から得られる文脈がなければ、トーンは誤解されがちです。したがって、意図したよりも突然外れるのは簡単です。あなたは「率直な」という意味でした。彼らは「怒りと素っ気ない」を読んだ。
誤解を避けるために、Pachterは、送信を押す前にメッセージを声に出して読むことをお勧めします。 「それがあなたにとって厳しいように聞こえるなら、それは読者にとって厳しいように聞こえるでしょう」と彼女は言います。
最良の結果を得るには、明確に否定的な言葉（「失敗」、「間違った」、「無視された」）の使用を避け、常に「お願いします」と「ありがとう」と言います。
17.機密事項はありませんので、それに応じて書いてください
元CIA長官のデビッド・ペトレイアスが明らかに忘れていたことを常に覚えておいてください、とパクターは警告します： すべて 電子メッセージは痕跡を残します。
「基本的なガイドラインは、あなたが書いたものを他の人が見ると想定することです」と彼女は言います。より寛大な解釈：あなたにとって破滅的または他人を傷つけるようなことは何も書かないでください。結局のところ、電子メールは危険なほど簡単に転送できるので、後悔するよりも安全である方がよいでしょう。
この 物語 最初に登場した ビジネスインサイダー 。
