一部の起業家にとって、会議はエクササイズと同じで、楽しいものではありませんが、必要なことはわかっています。会議は迅速で要点を絞ったものになる場合もあれば、1 日のかなりの時間を費やす場合もあります。しかし、会議がどれだけ長く続くかに関係なく、最も重要なのは会議から何を得るかです。
あなたには、守らなければならない期限があり、完了しなければならないタスクがたくさんあり、チーム全体が管理しなければなりません。時は金なりであり、適切に扱わなければ、会議は貴重な時間を大量に消費する可能性があります。チーム ミーティングを最大限に活用するために、あなたとあなたの従業員はこの 5 つのステップ ガイドに従うことができます。あなたとあなたのチームがより生産的な会議をより頻繁にリードすることにすぐに気付くでしょう。
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1. 議題を作成して配布します。
事前に会議の議題を準備しておくと、しっかりとしたゲームプランを立てることができます。話し合いたいすべての重要な項目と、ミーティングの最後に達成したい目標をリストアップできます。簡潔にして、知りたいことについては空欄を埋めてください。
議題の裏面には、アクション アイテムの番号の付いた空白のリストを作成できます。これにより、会議の出席者は、会議の結果として行動する必要があることをすべて書き留めることができ、すべてが 1 か所に保持されます。
アジェンダが完成したら、チームに送信します。彼らは、あなたが何を議論したいのか、どんな質問を持っているのか、どんな種類のアイデアや懸念を持ち出したいのかを正確に知ることができます。議題は、会議中に何を期待し、何を期待されるかについて全員が整理されていると感じるのに役立ちます。
2. 議題を計画します。
アジェンダは、単に議論のポイントのリストです。会議の前に全員が議題を確認し、各項目の横に質問、回答、またはアドバイスのリストを準備することが不可欠です。これにより、議題の次の項目に移る前に、議論する必要があるすべてのことについて議論し、全員がトピックについて話し合うことができます。
各トピックの最後に、全員に次のように尋ねます。「次に進む前に、質問はありますか?」これは、情報がまだ皆の心に新鮮なうちに、他の質問を提起するチャンスです。
3. 各ミーティングの前に「暗く」してください。
チームに、議題を一緒に取り、「暗く」するか、気を散らすものから一歩離れて、最新情報や新しいアイデアをテーブルにもたらすことに集中するように勧めます。たとえば、ブレインストーミング ミーティングを行うことにした場合は、全員に、ミーティングの直前に 10 分から 15 分のブレインストーミングを行い、議論するアイデアのリストを作成してもらいます。アイデアやメモを議題のコピーにクイック リファレンス ガイドとして追加することもできます。
これにより、あなたとあなたのチームはすぐに会議に参加し、テーブルを囲んでアイデアについて話し合うことができます。次の人が発言するのを長時間待つ代わりに、全員がアイデアについて話し合う準備ができ、その日のうちに最善の行動方針を決定できる可能性がはるかに高くなります。部屋の中のエネルギーは伝染性があり、これらの会議がどれほど生産的になるかを見て満足するでしょう。
4. 気を散らすものを外します。
会議は、重要な事項について話し合うために一定の時間を割くために作成されます。携帯電話やラップトップなど、気を散らすものを持ち込まないようにして、その時間を尊重してください。そうしないと、あなたがタイピングしているのを見たり、携帯電話を常にチェックしていたりするのを、同僚は無礼または無礼だと考えるかもしれません。
ただし、メモを取ったりメールを見たりするために電子デバイスが必要な人もいるので、大きな通知音が鳴らないように、必ずサイレント設定にしてください。また、電子機器を持参する場合は、会議の最初に、それを使用してメモを取ることを全員に伝えてください。デバイスを持ち込んだり、デバイスを持ち込む理由について事前に他の人に警告したりしないことで、あなたが注意を払っているかどうかを同僚が疑うのを防ぐことができます。
5. 重要なポイントを繰り返してミーティングを終了します。
会議のリーダーとして、すべての会議の最後の 5 分間を使用して、重要なポイントをすばやく要約してください。これは、情報の最も重要な部分を明確にするのに役立ちます。次の会議までに全員が行うこと、または提示することが期待されていることを繰り返すことは、会議を締めくくり、全員が仕事を続けられるようにするための優れた方法です。
会議から価値を引き出すことが主な優先事項であり、電話やメールですぐに話し合えるような会議は行わないでください。重要なディスカッション トピックと高い生産性のために会議が設定されていることを確認してください。この時間を賢く利用して、チームが協力してプロジェクトをスムーズに進められるようにサポートしてもらいます。
