米国の平均的な従業員は約 四半期 をくしでとかす労働週の 何百ものメール 私たちは皆、毎日送受信しています。
しかし、私たちが返信ボタンに接着しているという事実にもかかわらず、キャリアコーチのバーバラ・パクターは多くの専門家を言います まだ メールの正しい使い方がわからない。
実際、私たちが毎日読み書きしているメッセージの量が非常に多いため、恥ずかしい間違いを犯しやすい可能性があります。これらの間違いは、専門家に深刻な結果をもたらす可能性があります。
Pachterは、彼女の本の中で現代の電子メールエチケットの基本を概説しています ビジネスマナーの要点 。私たちはあなたが知る必要がある最も重要なルールを引き出しました。
VivianGiangとRachelSugarは、この記事の以前のバージョンに貢献しました。
1.明確で直接的な件名を含めます。
適切な件名の例としては、「会議の日付が変更された」、「プレゼンテーションに関する簡単な質問」、「提案の提案」などがあります。
「人々はしばしば件名に基づいて電子メールを開くかどうかを決定します」とPachterは言います。 「読者にあなたが彼らの懸念やビジネス上の問題に取り組んでいることを知らせるものを選んでください。」
2.プロのメールアドレスを使用します。
会社で働いている場合は、会社のメールアドレスを使用する必要があります。ただし、個人の電子メールアカウントを使用する場合は、自営業の場合でも、仕事関連の通信に時々使用する場合でも、そのアドレスを選択するときは注意が必要です、とPachter氏は言います。
受信者が誰が電子メールを送信しているかを正確に知ることができるように、常に自分の名前を伝える電子メールアドレスを持っている必要があります。 「babygirl @ ...」や「beerlover @ ...」など、職場での使用に適さないメールアドレス（おそらく小学生時代の名残）は絶対に使用しないでください。コールドブリュー。
3.「全員に返信」を押す前によく考えてください。
関係のない20人からのメールは誰も読みたくない。多くの人がスマートフォンで新しいメッセージの通知を受け取ったり、コンピューターの画面でポップアップメッセージの邪魔をしたりするため、電子メールを無視するのは難しい場合があります。リストの全員が電子メールを受信する必要があると本当に思わない限り、「全員に返信」を押すのは控えてください、とPachterは言います。
4.署名ブロックを含めます。
提供する あなたについてのいくつかの情報を持っているあなたの読者、Pachterは提案します。 '通常、これには、氏名、役職、会社名、および電話番号を含む連絡先情報が記載されます。自分自身に少し宣伝を加えることもできますが、ことわざやアートワークをやりすぎないでください。
メールの他の部分と同じフォント、タイプサイズ、色を使用してください、と彼女は言います。
5.専門的な敬礼を使用します。
「Heyyouguys」、「Yo」、「Hifolks」などののんびりとした口語表現は使用しないでください。
「私たちの文章のリラックスした性質は、電子メールの敬礼に影響を与えるべきではありません」と彼女は言います。 「ねえは非常に非公式な敬礼であり、一般的に職場で使用すべきではありません。そして、ヨも大丈夫ではありません。こんにちはまたはこんにちはを使用してください 代わりに。」
彼女はまた、誰かの名前を短くしないようにアドバイスします。 「こんにちはマイケル」と言ってください。彼が「マイク」と呼ばれることを好むことが確実でない限り。
6.感嘆符は慎重に使用してください。
感嘆符を使用する場合は、感嘆符を1つだけ使用して、興奮を伝えてください、とPachter氏は言います。
「人々は時々夢中になり、文の最後にいくつかの感嘆符を付けます。結果はあまりにも感情的または未熟に見える可能性があります」と彼女は書いています。 「感嘆符は、書面で慎重に使用する必要があります。」
7.ユーモアに注意してください。
ユーモアは、適切な口調や顔の表情がないと、翻訳で簡単に失われる可能性があります。専門家の交換では、受信者をよく知らない限り、メールにユーモアを残さない方がよいでしょう。また、あなたが面白いと思うことは、他の誰かにとっては面白くないかもしれません。
Pachterは、次のように述べています。 '話されたときに面白いと感じられたものは、書かれたときに非常に異なって出くわす可能性があります。疑わしい場合は、省略してください。」
8.異なる文化の人々は、話し方や書き方が異なることを知ってください。
誤解は簡単に発生する可能性があります 文化の違い 、特にお互いのボディーランゲージが見えないときの書き方。受信者の文化的背景や、メッセージをどれだけよく知っているかに合わせてメッセージを調整します。
Pachter氏によると、覚えておくべき良いルールは、コンテキストの高い文化（日本、アラブ、または中国）は、ビジネスを行う前にあなたのことを知りたいということです。したがって、これらの国のビジネスアソシエイトが執筆においてより個人的であることが一般的である可能性があります。一方、コンテキストの低い文化（ドイツ語、アメリカ人、またはスカンジナビア語）の人々は、非常に迅速に要点に到達することを好みます。
9.電子メールがあなたを対象としていない場合でも、電子メールに返信します。
これまでに送信されたすべての電子メールメッセージに返信することは困難ですが、返信する必要があります、とPachter氏は言います。これには、特に送信者が返信を期待している場合に、誤って電子メールが送信された場合が含まれます。返信は必須ではありませんが、特にこの人があなたと同じ会社または業界で働いている場合は、優れた電子メールのエチケットとして役立ちます。
返信の例を次に示します。 'あなたが非常に忙しいことは知っていますが、このメールを私に送信するつもりはなかったと思います。そして、あなたが正しい人にそれを送ることができるように、私はあなたに知らせたかったのです。」
10.すべてのメッセージを校正します。
あなたの間違いはあなたの電子メールの受信者に気づかれることはありません。 「そして、受取人によっては、あなたはそれらを作ったと判断されるかもしれません」とPachterは言います。
スペルチェッカーに依存しないでください。メールを送信する前に、メールを数回、できれば声を出して読んで読み直してください。
「ある監督者は書くつもりでした」とパクターは言います。 「しかし、彼は自分のスペルチェックに頼って、「失禁してすみません」と書くことになりました。」
11.最後にメールアドレスを追加します。
「メッセージの作成と校正が完了する前に、誤ってメールを送信したくないのです」とPachter氏は言います。 「メッセージに返信する場合でも、受信者のアドレスを削除して、メッセージを送信する準備ができていることが確実な場合にのみ挿入することをお勧めします。」
12.正しい受信者を選択したことを再確認します。
Pachterは、電子メールの「to」行に名簿から名前を入力するときは注意を払うように言っています。 「間違った名前を選択するのは簡単です。それはあなたや誤ってメールを受け取った人にとって恥ずかしいことです。」
13.フォントをクラシックに保ちます。
Purple Comic Sansには時間と場所があります（多分？）。ただし、ビジネス上の通信では、フォント、色、サイズをクラシックに保ちます。
基本的なルール：あなたのメールは他の人が読みやすいものでなければなりません。
「一般的には、10ポイントまたは12ポイントのタイプと、Arial、Calibri、Times NewRomanなどの読みやすいフォントを使用するのが最適です」とPachter氏はアドバイスします。色に関しては、黒が最も安全な選択です。
14.トーンを監視します。
ジョークが翻訳で失われるのと同じように、声の合図や顔の表情から得られる文脈がなければ、トーンは誤解されがちです。したがって、あなたが意図したよりも突然に外れるのは簡単です。あなたは「率直」を意味し、彼らは「怒りと素っ気ない」と読みます。
誤解を避けるために、Pachterは、送信を押す前にメッセージを声に出して読むことをお勧めします。 「それがあなたにとって厳しいように聞こえるなら、それは読者にとって厳しいように聞こえるでしょう」と彼女は言います。
最良の結果を得るには、明確に否定的な言葉（「失敗」、「間違った」、「無視された」）の使用を避け、常に「お願いします」と「ありがとう」と言います。
15.機密事項はありませんので、それに応じて書いてください。
元CIA長官のデビッド・ペトレイアスが明らかに忘れていたことを常に覚えておいてください、とパクターは警告します： すべて 電子メッセージは痕跡を残します。
サム・ハント生年月日
「基本的なガイドラインは、あなたが書いたものを他の人が見ると想定することです」と彼女は言います。より寛大な解釈：あなたにとって破滅的または他人を傷つけるようなことは何も書かないでください。結局のところ、電子メールは危険なほど簡単に転送できるので、後悔するよりも安全である方がよいでしょう。
この 物語 最初に登場した ビジネスインサイダー 。
