まだですが 2009年の映画のキャラクターのように、私たちの家の快適さからヒューマノイドロボットを制御する サロゲート 、ますます私たちの日常のやりとり-;専門家と個人の両方-;は仮想的な手段を通じて行われています。
ビジネスオーナーは、ウェビナー、トレーニング、会議など、無数の目標を達成するための費用効果の高い方法として仮想イベントを採用しているため、効果的なコミュニケーションが最終的な節約と引き換えにされないようにすることが重要です。ミーティングが起業家が直接会う必要性を事実上完全に置き換えることはありそうにありませんが、その採用の容易さと便利さはあなたのビジネスの生産性を高めるのに役立ちます。ただし、仮想会議はすべての状況に理想的であるとは限らないため、このテクノロジーをいつどのように利用するかを知ることが重要です。
リーダーシップソリューションコンサルティングの社長であり、 アメリカ経営者協会 の3日間のセミナー 主要な仮想チームとリモートチーム 、テクノロジーが主な焦点になったと言います。人々のブラックベリーと電子メールの間のどこかで、多くのリーダーは人間関係を見失いました。 「現在、焦点はタスク、関係、テクノロジーの管理にあります」と、次の本でさらに詳しく説明しているデニスは言います。 ナレッジマネジメントとEラーニング。
Lee E. Miller、影響力のあるトレーナーであり、 UP：影響力、権力、そしてUの視点：あなたが望むものを手に入れる芸術 、追加、 '人々が犯す最大の間違いは、あなたが顔を合わせて会っているときに影響を与えることは、あなたが仮想的に対話しているときに影響を与えることと同じであると仮定することです。そうではありません。人々が仮想的に相互作用しているとき、人々は異なった反応をするので、規則は異なります。
仮想会議を成功させるためのヒントをいくつか紹介します。
仮想会議を実施するための5つのヒント：準備方法
「必要なテクノロジーとソフトウェアを決定する前に最初に行うことは、参加する聴衆が誰で、どの情報が共有されているかを決定することです」と、デイトン大学研究所のヒューマンファクターグループの研究心理学者であるドリューバウアーズは言います。 「プレゼンターは、プレゼンテーションを行う環境に応じてデータまたはプレゼンテーションを設計するか、データを表すのに最適な環境を選択するのが最善であることがわかりました。」バウアーズ氏は次のように述べています。「会議でライブの聴衆の前で行ったプレゼンテーションを、仮想聴衆のビデオモニターに放り投げて、ある程度制限されているため、同じ結果を期待することはできません。 、仮想オーディエンスと対話する方法。
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デニスは、物理的な場所で会議をスケジュールすると、会議の議題や資料の提供についてよりカジュアルになる可能性があると指摘しています。また、廊下やコーヒーメーカーなどで出席者のスピードを上げることができるという利点もあります。ただし、仮想会議を成功させるには、さらに多くの事前準備が必要です。 Colaricは、仮想会議を事前に計画することをお勧めします。 「事前に議題を送信し、メッセージを補強するビジュアルを作成して、会議の前に全員に転送し、関与する必要のある各チームのメンバーを招待します」と彼女は言います。
また、参加者が必要なソフトウェアのダウンロードをテストできるように、ログイン情報（アクセスコード、URL、および呼び出し番号）を少なくとも1日前に送信するようにしてください。また、接続のテストを開始する少なくとも15分前に参加者にログインを依頼することもできます、と時間管理トレーニング会社であるThe ProductivityProの作成者兼社長であるLauraStackは提案しています。 'ロールコールを実行し、すべてが機能していることを確認します。タイムラインを確認します。パネリストが問題に遭遇した場合にオフラインであなたに連絡する方法を教えてください、とスタックは言います。
注意： 大勢の聴衆が参加する単一のプレゼンターをホストしている場合は、メインプレゼンターを支援するためにファシリテーターを指名することをお勧めします。ファシリテーターは、技術的な問題を抱えている参加者をサポートしたり、入ってくるチャットの質問を監視したりできます。プレゼンターにチャットの質問を読んでもらうと、プレゼンテーションの流れが遅くなります。
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仮想会議を実施するための5つのヒント：技術ツールと要件
オンライン会議テクノロジーの優れている点は、最も駆け出しの、骨の折れる操作でも使用できることです。必要なのは、インターネット接続、オーディオ（コンピューターのスピーカー、マイク、または電話経由）、およびWebカメラ（スタンドアロンまたはモニター/ラップトップと統合）だけです。大規模なグループでも、プロジェクションスクリーンまたは大型テレビモニターが必要になる場合があります。
サービスを選択するときは、「小さい」と考えてください」と、フロリダ州セントレオにあるセントレオ大学の教育工学担当副社長であるスーザンコラリックは言います。 「最も効果的なWeb会議は、必要なテクノロジーのみを使用する会議です。 KIS-;シンプルに保つ-;テクノロジーではなく、メッセージに人々を集中させるための最良の方法です。」一部のオンラインWeb製品には次のものが含まれます。 Adobe Acrobat Connect 、 会議に行く 、 Microsoft Office Live Meeting そして WebEx 。
起業家は、すべてのビデオ会議システムが連携するわけではないことにも注意する必要があります。会議の前にすべてのサイトの接続をテストすることにより、遅延や技術的な不具合の恥ずかしさを回避します。 「一方の端でアナログビデオシステムを使用し、もう一方の端でデジタルシステムを使用しようとすると、多くの問題が発生する可能性があります。古いソフトウェアプログラムをアップグレードする必要がある場合は、デジタルからデジタルへの会議でさえ問題になる可能性があります。 「新しいプログラム」とバウアーズは言います。
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仮想会議を実施するための5つのヒント：集中力を維持する
リック・モーラー、著者 抵抗の壁を越えて そして なぜあなたは私が欲しいものを欲しくないのですか？ 気を散らすものを取り除くようにユーザーにアドバイスします。仮想会議の利点は、ほとんどどこでも開催できることです。仮想会議の欠点は、ほとんどどこでも開催できることです。オンライン会議の参加者は、地元の喫茶店、空港ラウンジ、ホームオフィスなどから電話またはログインできます。背景や「ロードノイズ」（子供、ペット、電話の呼び出し音に焦点を当てたくない）を最小限に抑えるために、次のことができます。 「すべての参加者をミュートし、チャットボックスを介してのみ質問する」ことを選択します」とStack氏は言います。
Maurerはまた、複数のものを1つの会議に詰め込もうとしないようにアドバイスしています。 '1つまたは2つのトピックに焦点を合わせ続けます。より多くのアイテムをカバーする必要がある場合は、ストレッチをしたり、バスルームで休憩したり、コーヒーを補充したりする時間を与えてください。会議の各セグメントを短くしてください-30分以内にしてください。
注意： ストライプのシャツはカメラにうまく伝わりませんし、大きくて光沢のあるジュエリーも伝わりません。どちらも視覚的に気が散ることがあります。過度の動きは実際にビデオ品質を低下させる可能性があるため、体の動きを最小限に抑えるようにしてください。
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仮想会議を実施するための5つのヒント：エチケット
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「ビデオ会議または電話会議の会議を成功させる秘訣は、会議に参加していることを覚えておくことです」とColaric氏は強調します。 「同じ部屋にいる場合と同じように、参加者に十分な注意を払ってください。電子メール、Webサーフィン、またはテキストメッセージに気を取られないでください。質問があなたに向けられた場合に備えられるように、食べたり飲んだりしないようにしてください。
経験則は？ Colaricは、次のように述べています。「部屋に入るときは、マイクがすでに他の場所にあると常に想定してください。これにより、意図しない場合に、会議前の無関係な会話がブロードキャストされるのを防ぐことができます。
彼女はまた、ほとんどのシステムが通信するのに2〜3秒の遅延があるため、ビデオ会議の会議は通常の会議よりもわずかに遅いペースで移動する必要があることも指摘しています。会議を主導している場合は、質問した後、十分な休止があることを確認してください。参加者の場合は、グループに話しかける前に、手で合図するか、「質問」または「コメント」と言ってから数秒待ってから続行することで、自分自身に注意を向けてください。
参加者はまた、カメラを見ることによってアイコンタクトをとる必要があります。参加者同士の会話がより自然になります。以下は、エチケットに関する簡単なチートシートです。
ビデオ会議のエチケットの8つのこと
他の参加者に礼儀正しくする
はっきりと話してください
体の動きを最小限に抑えてください
ゆっくりと自然に動き、ジェスチャーをする
カメラを覗き込んでアイコンタクトを維持してください
適切な服装をする
セッションをアニメーション化してください
自分らしくいて楽しんでください！
ビデオ会議のエチケットの7つの禁止事項
気が散るような音を出さないでください
叫ばないで
気を散らすような動きをしないでください
他のスピーカーの邪魔をしないでください
サイドカンバセーションを続けないでください
「騒々しい」ジュエリーを身に着けないでください
マイクを覆わないでください
出典：セントレオ大学情報技術局
注意： グローバルにドンビジネスをしている場合は、次のようなサイトをチェックしてください。 Executiveplanet.com そして kissbowshakehands.com 国際的なビジネスマナーに関するリソース。
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仮想会議を実施するための5つのヒント：参加者の参加
デニスは、仮想会議ではタスクをすぐに開始する傾向があり、関係構築に悪影響を与える可能性があると述べています。彼女は、「仮想」の部屋を回って、みんなに自己紹介をして週末について何かを共有したり、楽しみにしていることについて話したりして、議事に社会的要素を追加することで氷を砕くことをお勧めします。 「顔と顔の出会いからシミュレートできるものはすべて良いです。」
Stackは、プログラムが始まる前に、参加者にトピックに関する質問を提出するように勧めると言っています。彼女はまた、世論調査を行ったり、質問をしたり、チャットで回答を求めたりするなど、ウェビナー中に視聴者の関心を維持するための他の方法を推奨しています。
Colaricは、リモートの参加者を引き付け、個人的なつながりを維持するために、頻繁に質問することを提案しています。しかし、彼女は強調します、あなたの質問で明確にしてください。 '特定の人に特定の質問をします。大勢のリモートオーディエンスに自由形式の質問をすると、多くの場合、「デッドエア」が発生し、複数の人が同時に話します。
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ティア・マリー・トーレスは何歳ですか
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