通信システム

通信システムは、情報が企業内の管理者と従業員の間、または企業自体と部外者の間で受け渡される、公式および非公式のさまざまなプロセスです。コミュニケーションは、書面、口頭、非言語、視覚、電子のいずれであっても、ビジネスの遂行方法に大きな影響を及ぼします。コミュニケーションの基本的なプロセスは、事実またはアイデアが1人の人によって観察されたときに始まります。その人（送信者）は、観察結果をメッセージに変換してから、通信媒体を介して別の人（受信者）にメッセージを送信することを決定する場合があります。次に、受信者はメッセージを解釈し、メッセージが理解され、適切なアクションが実行されたことを示すフィードバックを送信者に提供する必要があります。

あらゆる形式のコミュニケーションの目標は、メッセージの完全な理解を促進することです。ただし、通信の障害は、プロセスのどの段階でも発生する可能性があります。ビジネスマネジャーは、効果的なコミュニケーションを妨げる一般的な障害を理解し、排除する必要があります。ビジネス環境での通信の問題の原因には、次のものがあります。

基本的な言語スキルの欠如
送信者と受信者の期待と認識の違い
選択性または個人が他の人からメッセージを受け取ったときに保持するものを選択する傾向
電話の呼び出し音、スケジュールされた会議、未完成のレポートなどの気晴らし

ヘルタ・A・マーフィーとハーバート・W・ヒルデブラントの著書によると 効果的なビジネスコミュニケーション 、良好なコミュニケーションは、完全、簡潔、明確、具体的、正確、思いやり、そして礼儀正しいものでなければなりません。より具体的には、これはコミュニケーションが次のことを行う必要があることを意味します。誰が、何を、いつ、どこで行うかなどの基本的な質問に答える。関連性があり、過度に言葉にしないこと。受信者と彼または彼女の興味に焦点を当てます。特定の事実と数字、および能動態を使用します。読みやすさのために会話のトーンを使用します。必要に応じて例と視覚補助を含めます。機知に富み、気さくである。正確で無差別であること。

不明確、不正確、または軽率なビジネスコミュニケーションは、貴重な時間を浪費し、従業員や顧客を疎外し、経営陣またはビジネス全体に対する信用を破壊する可能性があります。実際、2004年の全国執筆委員会の調査によると、 執筆：仕事へのチケット '¦またはチケットアウト 、「書面による是正の欠陥は、米国企業に年間31億ドルもの費用をかける可能性があるようです。」情報化時代に入ると、コミュニケーションの重要性が明らかに高まり、書面によるコミュニケーションの重要性が増しています。ブレント・ステイプルズは、情報化時代の経済への変化が、彼の優れたライティングスキルの必要性をどのように高めているかを説明しています ニューヨーク・タイムズ 記事、「紙の上にそれを早く降ろす芸術」。「企業はかつて、自分の考えを紙に翻訳できる人々で彼らを囲むことによって、貧しい作家をカバーしていました。しかし、この戦略は、これまで以上に多くのカテゴリーの従業員からのより質の高い執筆を必要とする、収益重視の情報化時代では実用的ではないことが証明されています。非作家をカバーする代わりに、企業はますます彼らをドアでふるいにかける方法を探しています。

ビジネスコミュニケーションの歴史

アメリカの企業の初期には、ビジネスマネジャーはトップダウンのコミュニケーションに厳密に基づいて運営されていました。会社の上司や所有者が言ったことは何でも法律でした。ほとんどの場合、製品の販売から従業員への対応まですべてを行うための戦略は、密室で議論されます。これらの決定がマネージャーによって行われると、下位レベルの従業員がそれらを実施することが期待されていました。従業員はほとんど意見を持っていませんでした。彼らは他の場所で仕事を言われたり見つけたりしたようにした。このような経営姿勢は、特に石炭や鉄鋼鉱山などの労働者の安全問題に適用された場合、労働組合の成長につながりました。何といっても、組合は多くの場合、経営者が労働者の要求に耳を傾けるまで生産を遅らせたり停止したりする力を持っていた。

組合の要求に応えて、企業は最終的に、一般会員が組合代表を通じて自分の考えを話すことができる通信システムを構築した。組合は企業の経営者にそのようなシステムを実装するための推進力を提供しましたが、経営者は最終的に従業員が会社の問題を解決するために有意義なインプットを持つことができることに気づきました。貢献する機会が与えられたとき、多くの従業員がそのチャンスに飛びつきました。このようなフィードバックは、ボトムアップコミュニケーションと呼ばれるようになりました。

今日のビジネス環境では、ほとんどの企業が従業員に会社で積極的な役割を果たすことを奨励しています。生産を改善する方法に気付いた従業員は、それらのアイデアをマネージャーに伝えることで奨励され、通常は報われます。集中的な研究に耐えるアイデアを提出した従業員は、会社への節約のパーセンテージで報われることができます。仕事で嫌がらせを受けた従業員は、それを止めるために必要な限り、経営陣の上流までそのような嫌がらせを報告することを強くお勧めします。定期的に従業員会議を開催し、最下位の従業員が立ち上がって最上位のマネージャーに直接質問し、その見返りとして直接回答が提供されることを期待しています。

ビジネスマネジャーはまた、従業員に途中で会いながら会社がどのように運営されているかを監視する方法を開発しました。「歩き回って管理する」と呼ばれることもあるこのコミュニケーション方法では、トップマネージャーがオフィスを出て、作業が行われているレベルで何が起こっているかを確認する必要があります。事業主は部下からの報告を読むだけでなく、工場やサービスセンターを訪問し、従業員の仕事を観察し、意見を聞いています。この慣行は、経営管理の専門家によって定期的に賞賛され、軽蔑されていますが、この形式のコミュニケーションは、上司と連絡を取り合うのに役立ちます。

効果的なメッセージの準備

おそらく、ビジネスコミュニケーションの最も重要な部分は、効果的で理解しやすいメッセージを準備するために時間をかけることです。マーフィーとヒルデブラントによると、最初のステップはメッセージの主な目的を知ることです。たとえば、サプライヤへのメッセージは、欠陥部品の交換品を入手することを目的としている場合があります。次のステップは、メッセージを彼らの見解とニーズに合うように適合させることができるように、聴衆を分析することです。受信者を想像し、メッセージのどの領域がポジティブまたはネガティブ、興味深いまたは退屈、喜ばしいまたは不快であるかを考えると役立つ場合があります。その後、送信者は必要なすべての事実を含めて収集するアイデアを選択する必要があります。次のステップでは、メッセージを整理します。整理が不十分なメッセージでは、必要な応答を引き出すことができないためです。冒頭部分と終了部分に特に注意して、事前にアウトラインを作成しておくと役立つ場合があります。最後に、メッセージを送信する前に、編集して校正することが重要です。

コミュニケーションメディア

コミュニケーションに使用される主なメディアは、書面と口頭の2つです。非言語コミュニケーションも通信システムの要素です。これらの各タイプの通信について、以下で説明します。

文章のコミニュケーション

書面によるコミュニケーションは、ビジネスコミュニケーションの最も一般的な形式であり、情報化時代や電子コミュニケーションツールの普及においてはますますそうなっています。中小企業の所有者と管理者は、効果的な書面によるコミュニケーションスキルを開発し、すべての従業員に同じことを奨励することが不可欠です。情報化時代は、私たちのコミュニケーション方法を変え、書面によるコミュニケーションと口頭によるコミュニケーションをますます重視するようになりました。

情報を整理および送信するためのコンピューターおよびコンピューターネットワークの使用が増え続けることは、有能なライティングスキルの必要性が高まっていることを意味します。元大学教授で現在ビジネスライティングのオンラインスクールを率いるクレイグホーガン博士は、マネージャーや経営幹部から毎月数百件の問い合わせを受け、自分自身と従業員のライティングスキルの向上に協力を求めています。ホーガン博士は、「Corporate America Ca n't Build：A Sentence」というタイトルの記事で、以前は仕事で多くの文章を書く必要がなかった何百万人もの人々が、頻繁かつ迅速に書くことが期待されていると説明しています。ホーガン博士によると、彼らの多くはその任務を果たせていません。 'Eメールは英語教師が招待されていないパーティーです。それは彼らの髪を引き裂く会社を持っています。 National Commission on Writingの調査結果は、この評価を裏付けています。彼らは、米国の「優良企業」企業の従業員の3分の1が書き方が悪く、改善的な書き方の指導を必要としていることを発見しました。

書面によるコミュニケーションの最も基本的な原則は、全体的なコミュニケーションの原則と似ています。成長を続けるリメディアルライティング業界の専門家は、優れたライティングには5つの最小要件があることに同意しています。彼らです：

あなたの聴衆を知っている
文章を短くシンプルに保つ
専門用語や決まり文句は避けてください
事実と意見を区別する
スペル、文法、句読点を常に再確認してください

もちろん、重要なのは、意味をできるだけ正確かつ簡潔に伝えることです。人々は読書の喜びのためにビジネスメモを読みません。彼らは、決定の基礎となる、または行動を起こすための指示または情報を受け取るためにそうします。したがって、文芸性の高い散文はビジネスライティングでは望ましくありません。過度に正式な散文はまた、スタンドオフまたは単に言葉のように見えることによって逆効果になる可能性があります。非公式すぎる書き方は、意図しないメッセージを伝える可能性もあります。つまり、主題が深刻ではないか、送信者によって真剣に受け止められていないということです。率直で丁寧な口調が通常は最良の選択ですが、練習なしでは自然に得られないかもしれません。

ビジネス上の通信は、メッセージの目的についての明確な声明で始まり、目的をサポートするための単純で明確な詳細が続く必要があります。通信の受信者は、適切に行動するために情報を必要とします。また、送信者が意図した方法で行動または考えるように説得する理由も必要です。メッセージが理由を特定し、証拠を提供する明確な議論でその意味を伝える場合、その目標を達成する必要があります。

それはビジネス全体に反映されるため、すべての外部通信には特別な注意を払う必要があります。たとえば、誰かにプロジェクトに投資するか、会社から購入するように説得することを目的とした手紙には、特別な組織があります。マーフィーとヒルデブラントによると、彼らは次のことをすべきです。1）読者から好意的な注目を集める。 2）興味をそそる。 3）読者を説得し、欲求を生み出す。 4）読者が取るべき行動を説明する。手紙の目的が販売を行うことである場合、製品に関する事実と明確な中心的なセールスポイントを含めることも重要です。何よりも、ビジネスから発信されるあらゆる種類の書面によるコミュニケーションが、のれんを作成または強化することが重要です。

オーラルコミュニケーション

中小企業の経営者や経営者は、プレゼンテーションを行ったり、面接を行ったり、会議を主導したりするように頻繁に求められるため、口頭でのコミュニケーションスキルも開発の重要な分野です。プレゼンテーションは、トレーニング目的で従業員に、または販売目的で潜在的な顧客に行われる場合があります。どちらの場合でも、優れたプレゼンテーション手法は興味を生み出し、自信を生み出すことができます。新入社員の採用、業績評価の実施、市場調査には面接スキルが必要になる場合があります。会議や会議は、問題を解決したり、目標を設定したりするために、従業員や組織外の利害関係者に関係するための重要なツールになる可能性があります。

グレン・ベックと結婚したニア・マリカ・ヘンダーソン

他の形式のオーラルコミュニケーションに適用されるのと同じ原則が、電話にも適用されます。目的を決定し、聴衆（電話をかけるのに最適な時間を含む）を考慮し、含めるアイデアと尋ねる質問を決定することによって、ビジネスコールを計画することが重要です。ビジネス環境で電話に出るときは、迅速に答え、名前と部署をはっきりと心地よい声で述べることが重要です。電話でのコミュニケーションは、中小企業の成功に不可欠な印象を生み出す可能性があります。

オーラルコミュニケーションの見落とされがちな要素は、聞くことです。不満の解決策を見つけたり、セールスコールを行ったりする場合でも、優れたリスニングスキルが不可欠です。聞くことは、話者に興味を示し、メッセージに集中し、理解を確実にするために質問をすることを含みます。議論の準備をし、議論や中断を避け、必要に応じてメモを取り、話者の発言を要約するのに役立ちます。

非言語コミュニケーション

顔の表情、ジェスチャー、姿勢、声の調子などの非言語的コミュニケーションは、メッセージの解釈を成功させるのに役立ちます。 '非言語的メッセージが言語的メッセージと矛盾する場合があります。多くの場合、彼らは話し言葉や書き言葉よりも正確に本当の気持ちを表現します」とマーフィーとヒルデブラントは述べています。実際、調査によると、メッセージの効果の60〜90％は、非言語的な手がかりによるものである可能性があります。したがって、中小企業の所有者と管理者は、自分の行動における非言語的な手がかりを認識し、他の人の行動における非言語的なコミュニケーションの形式を読むスキルを身に付ける必要があります。

非言語コミュニケーションには、外見、ボディーランゲージ、音の3つの主要な要素があります。口頭でのコミュニケーションでは、話し手と周囲の両方の外観が不可欠ですが、書面によるコミュニケーションの外観は、重要性を伝えたり、手紙をジャンクメールとして捨てたりする可能性があります。ボディランゲージ、特に顔の表情は、コミュニケーションの言葉の部分に含まれていない可能性のある重要な情報を提供することができます。最後に、話者の声のトーン、レート、および音量は、笑い声、咳払い、またはハミングのような音と同様に、さまざまな意味を伝えることができます。

通信技術

過去20年間のテクノロジーの進歩により、ビジネスコミュニケーションの方法が劇的に変化しました。実際、多くの点で通信技術はビジネスのやり方を変えました。電子メールとインターネットの使用の拡大により、企業は一般に、仕事をある場所から別の場所に簡単に移動したり、リモートオフィスやモバイルオフィスを設立したり、仮想オフィスを作成したりできるようになりました。新しい通信技術はまた、意思決定の所要時間を短縮し、勤務時間と個人時間の境界線を曖昧にしました。これらの開発はすべて、より速いビジネス環境に適応するように企業に挑戦します。これは、企業がより生産的かつ効率的になる機会であると同時に、適応性のテストでもあります。

電子通信技術の変化は驚異的なペースで起こっていますが、それらは通信の基本的な形態の根本的な変化ではありません。むしろ、これらは従来の通信技術の拡張です。これらのテクノロジーにより、コミュニケーション方法が2つの基本的に強化されました。

モビリティとリーチ

無線とセルラー技術は、私たちが通信できる場所と私たちが簡単に通信できる距離を大幅に拡大しました。米国内のどこにでも仕事に行く途中のマネージャーは、シンガポールの同僚やサプライヤーと簡単に電話をかけたり、チャットしたりできます。彼女はシンガポールで夕方に帰宅します。

スピードとパワー

高速光ファイバー電話回線と手頃な価格の高速衛星伝送により、1つの建物内のある部門から別の部門に大きなデータファイルを転送するのと同じくらい簡単に、それらのファイルをどこにでも転送できる状況が生まれました。世界中。

コミュニケーションに対するこれらの機能強化は両方とも、ビジネスの遂行方法に影響を与えています。それぞれに長所と短所があります。同僚がお互いに連絡を取り合うことができる容易さは、会社の活動を調整するのに役立ちます。サプライヤーと緊密に連絡を取り合うことも有益です。ただし、特定の従業員にとっては、いつでも対応できることも負担になる可能性があります。

携帯電話、ラップトップコンピュータ、およびさまざまな種類のハンドヘルドメッセージングデバイスはすべて、ビジネスコミュニケーションのための貴重なツールです。これらは、コミュニケーションと連絡を維持する能力を強化しますが、その可能性を活用するには、企業はそれらを賢明かつ効率的に使用し、デバイスがユーザーに負担をかけないようにするルールを確立する必要があります。簡単に自己満足も来るかもしれません。たとえば、営業担当者が生産中のJoanに、簡単、迅速、ほぼどこからでも電話をかけて、注文の遅れに関する質問を明確にし、回答できるからといって、注文に関する多くの電話をかけたり、電話に出たりすることが効率的であるとは限りません。通信デバイスの操作のしやすさや速度に関係なく、効率を上げるには、明確で正確な通信に重点を置く必要があります。

内部コミュニケーション

イントラネット、または内部の組織のコンピュータネットワークは、従業員に情報を提供することに関して、ほとんどの企業にとって選択されるメディアになっています。会社のイントラネットは電子掲示板のように使用でき、電子メールと組み合わせると、情報を迅速かつ効率的に広めることができます。

イントラネットは、さまざまな場所で働く人々を簡単に接続するために使用できるため、地理的に分散した組織でコミュニティの感覚を確立または維持するのに役立ちます。実際、イントラネットを使用すると、一般に仮想オフィスと呼ばれる場所で、人々のグループが緊密に連携することができます。多くの小規模サービス事業は、グループ内の各人が自分の家または選択した場所で働くバーチャルオフィスとして開始されます。グループを統合するのは、共通の目標と、情報とソフトウェアツールを共有するためのある種のコンピュータネットワークの2つです。

外部コミュニケーション

インターネットの成長により、企業がオンラインでの存在感を示すことは、簡単かもしれませんが、ほぼ不可欠になっています。簡単なインターネットWebサイトで、会社は潜在的な顧客、クライアント、従業員、および/または投資家に連絡先情報と会社の写真を提供できます。インターネットを販売およびマーケティング手段として使用したい人のために、より洗練された（そして高価な）サイトを開発することができます。多くの場合、eコマースWebサイトと呼ばれるこれらのサイトは、広告、商品の表示、注文の取得と処理、注文の追跡、および/または多くのカスタマーサービスタスクの実行に使用されます。

中小企業は、Webプレゼンスから利益を得るユニークな機会を持っているかもしれません。十分に販売されたWebサイトを通じて可能なアウトリーチは、同様のコストで他のメディアを通じて可能なアウトリーチよりもはるかに大きくなります。一部のアナリストによると、企業にとって、インターネットのようなインタラクティブメディアの最も強力な側面の1つは、クライアントや顧客との真の双方向の会話を開発する能力です。インターネットは強力なコミュニケーションツールであり、現在、あらゆる規模の企業が定期的に使用しています。

非公式のコミュニケーション

噂や「会社のブドウの木」などの非公式なコミュニケーション方法は、経営陣の制御の及ばない可能性があります。グレープバインは、経営陣からの公式の言葉がないときに、従業員が自分の周りで何が起こっているのかを理解しようとするボトムアップ形式のコミュニケーションです。経営陣が沈黙しているとき、従業員は何が起こっているかについての推測で空白を埋めます。ブドウの木を止める方法はありませんが、影響を受ける可能性があります。答えられない、または答えられるべきではない質問に対処する場合、マネージャーは否定的な噂が始まる前に率先して行動する必要があります。たとえば、会社がまもなく大きな変更を受けることが従業員に明らかな場合、経営陣はそれを確認する必要があります。従業員は、経営陣が正当な懸念があることを認識していることを通知する必要があります。これは可能な場合に対処されます。公式の話し合いが会社に損害を与える場合、それは従業員に明らかにされるべきです。

良いコミュニケーションの重要性

あらゆる形態のコミュニケーションは、それが欠如していても、商取引に重大な影響を与える可能性があります。差し迫った訴訟についてマスコミと話をしないようにとの従業員への堅苦しい言葉の公式なメモは、会社が何か間違ったことをしたことを認めていると解釈される可能性があります。経営陣が従業員に「コメントなし」を繰り返し、合併の噂が報道されると、会社の求婚者、会社の売り上げ、解雇される従業員数について、数十件の非公式な議論が始まる可能性があります。

このようなシナリオの悪影響を回避するために、中小企業の所有者は、可能な限りオープンにコミュニケーションをとることを実践する必要があります。コスト削減策として会社のニュースレターを廃止する前によく考え、電子掲示板を最新の状態に保ち、従業員が経営陣に質問できる会議を開く必要があります。さらに、すべてのビジネスコミュニケーションが簡単に理解できるようにスキルを身に付ける必要があります。経営用語や専門用語、硬直した言葉、花の咲く言葉は、経営陣が彼らに話しかけているという印象を従業員に与える可能性があります。フィードバックを取得して分析することも役立ちます。従業員に情報を与えられていると感じているかどうか、そして会社についてより多くの情報を与えられていると感じる理由を尋ねることで、貴重なコミュニケーションチャネルを開くことができます。