「会議が多すぎる」および「非生産的な会議で無駄になる時間が多すぎる」。会社が従業員の関与の低さに苦しんでいるとき、あなたは常にリストの一番上近くにこれらの苦情の1つを見つけるでしょう。
これらは会議についての苦情のように見えますが、実際には、これらは軽蔑されていると感じることについての声明です。
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誰かが彼らがあまりにも多くの会議に参加していると言うとき、彼らはこれらの会議を呼ぶ人々が彼らの皿の他のすべての重要な仕事に注意を払っていないと言っています。従業員は、仕事量が許すよりも多くの会議に出席し、休憩、休暇、家族から時間を奪って、給料を受け取るために完了しなければならない作業を行えるようにします。
誰かが*非生産的な*会議で時間を無駄にすることについて不平を言うとき、彼らは会議のリーダーが生産的な会議を計画するのに十分なほどチームを尊重していなかったと言っています。急いでいるリーダーは、会議の計画をまとめる時間がなかったと主張するかもしれません。これは、リーダーの時間が貴重であることが非常に明確になっているため、さらに悪化しますが、他のすべての人の時間を無駄にすることは許容されます。
パフォーマンスの高い組織は、適切な人と適切なタイミングで適切な会議を行います。彼らは、従業員が会議に投資する時間を尊重し、それが生産的に使用されるようにします。
会議内で時間を公平に共有するのと同様に、時間どおりに開始および終了することが重要です。おそらくもっと重要なことは、思いやりのあるリーダーは、他の仕事への混乱を最小限に抑え、不必要な出席者に迷惑をかけないように会議をスケジュールするように働きます。
会議のスケジュール方法に敬意を払うための5つの方法を次に示します。
1.タスクの切り替え時間を最小限に抑えるために、自然な移行時間に会議をスケジュールします。
効果的なスケジューリングにより、会議中の集中力が向上し、タスク切り替えコストが削減され、他の作業の生産的な集中時間が増加します。タスク切り替えは、あるタスクから別のタスクに注意を向け、再び集中するのにかかる時間です。タスク切り替え時間のペナルティは、その日から10分から50分余分にかかる可能性があります。
ミーティングは午前中、正午の休憩の直前に最初に開催され、一日の終わりには、仕事がすでに自然に中断されている時間に合わせて行われます。これにより、会議ごとに2つではなく1つのタスク切り替えの中断が発生します。
2.準備するのに十分な時間で会議をスケジュールします。
会議の時間を生産的かつ集中的に保つために、全員が準備をする必要があります。議題を確認し、レポートを読み、質問を検討する時間が必要になります。
少なくとも2日前に予定されている会議は、人々が準備をする時間を与えます。
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3.移行のために会議の合間に時間を残します。
生産的な会議は時間どおりに開始されますが、ある会議を離れて次の会議に進むために必要な時間がない場合、それは不可能になります。
複数の会議がある日には、次の会議の開始の少なくとも10分前に会議を終了するようにスケジュールすることで、人々が優雅に移行する時間を確保できます。これは、トイレにすばやく移動していくつかの緊急メッセージを返すのに十分な時間です。これにより、全員の集中力に大きな違いが生じます。
4.「会議なし」の時間として1日または半日をブロックします。
優秀な個人は、自分がやりたい仕事の時間を定期的にブロックします。タイムブロッキングと呼ばれるこのメリットは、グループ全体で、指定された会議のないフォーカス時間で増やすことができます。
これにより、毎週数時間連続して個々の作業を行うことができるため、計画が容易になり、不安が軽減され、生産性が向上することを誰もが知ることができます。これは、最善の仕事をして「流れに乗る」ために途切れることのない時間の大きなブロックを必要とする知識労働者にとって特に重要です。
たとえば、私たちのチームは火曜日と金曜日の両方を会議から解放します。
5.会議をオプションにします。
最後に、全員の時間を尊重する最も簡単な方法は、その時間を最適に使用する方法についての彼らの判断を尊重することです。チームが会議の数が多すぎると感じた場合は、自分の仕事に不要だと思う会議をオプトアウトできることをチームに知らせます。
そして、会議が生産的ではないと感じた場合は、「両足の法則」を受け入れてください。これにより、時間を有効に活用できないことに気付いたときに、静かに会議を離れることができます。
組織が非生産的な会議を予定外に保つのに苦労している場合は、ポリシーとしてこれらのヒントのいくつかを実装するだけで、強力な敬意のメッセージが送信されます。全員の時間を尊重する会議をスケジュールするために働くとき、あなたはあなたのためにその時間を働かせるより熱心で忠実な従業員を持つことによって利益を得るでしょう。
