従業員提案システム

「従業員提案システム」という用語は、コスト削減を達成したり、製品の品質、職場の効率、顧客サービス、または労働条件を改善したりすることを期待して、企業が従業員からの意見を求めて活用するために行うさまざまな取り組みを指します。これらの取り組みは、単に提案ボックスを共通の領域に配置することから、採用されたアイデアや報酬を検討するための委員会による正式なプログラムの実施にまで及びます。生成されるアイデアは、コーヒールームに冷蔵庫を置くなどの単純な仕事の質の向上から、すべての営業担当者の携帯電話を個別契約からグループ契約に切り替えるなど、会社に年間数千ドルを節約できるより大きな合理化の問題まで多岐にわたります。ディスカウントベンダーと。「提案プログラムはお互いに有利な状況を作り出します」とケイト・ウォルターは書いています。 HRマガジン 。「従業員の関与とインプットの増加、および雇用者の効率とコスト削減の改善。」

「効果的な提案システムを設定している企業は、従業員がコストの削減、収益の増加、効率の向上、または品質の向上につながる優れたアイデアを持っていることに気づいています」と、 従業員提案システム：生産性と利益の向上 。「従業員はチームとしてよりよく協力し、チームとしてアイデアを提出することがよくあります。そして、彼らは自分の仕事の範囲を超えて、マネージャーのように考え始めます。

一部の企業は、従業員と経営陣の間にオープンな関係を築いているため、明確なプロンプトなしに、改善のアイデアが非公式に表面化すると想定しています。しかし専門家は、正式な提案システムは、従業員が自分の仕事について本当に考え、会社の運営に参加したいと思うように促すと述べています。正式な提案システムは、従業員に自分のアイデアが評価されていることを知らせます。このようなシステムは、モチベーションを高め、従業員間の忠誠心とチームワークを促進する可能性さえあります。そして、これらのメリットは、従業員の提案システムが企業の収益に与えるプラスの影響に加えてもたらされます。「本当の専門家が仕事をする人であることは否定できません。したがって、改善が求められる場合は、ここが最適な場所です」と、提案システム開発センターの社長であるコンサルタントのTomas Jensenは、SusanWellsに次のように語っています。 HRマガジン 。「会社の最大の資産である人的資源に耳を傾けることで、数百万ドルが節約されています。」ウェルズはさらに、45万人がプログラムに参加した47社で2003年に6億2400万ドル以上の節約を明らかにした従業員関与協会（EIA）による調査について話し合いました。

成功した提案システムの要素

「成功する提案システムの目標は、作業プロセスと製品の改善のために、すべての従業員のアイデアと創造的思考の貯蔵庫を活用することです」とロバートF.ベルは書いています。 IIEソリューション 。「そうするためには、プロセスのすべての人による適切な理解、システムの管理サポート、励ましと意味のある報酬、そして何も隙間から落ちないようにするための構造が必要です。」成功する従業員提案システムの要素は、管理サポート、プログラム構造、プログラムの可視性と昇進、および表彰と報酬の4つの主要な領域に分けることができます。

管理サポート

成功する従業員提案システムの最初の要素は、トップマネジメントからの賛同を示すことです。管理者は、プログラムが望ましい結果を生み出すためには、プログラムに対する熱意とコミットメントを示さなければなりません。中小企業の所有者は、会社に対する彼または彼女のビジョンを従業員と共有することから始めるかもしれません。会社の全体的な使命を理解している従業員は、会社が目標を達成するのに役立つ貴重なアイデアを提出する可能性が高くなります。次のステップは、ラインマネージャーが提案システムをサポートし、それによって脅かされていると感じないようにすることかもしれません。また、マネージャーが会議で頻繁にトピックを取り上げ、従業員の提案の肯定的な結果を定期的な進捗レポートに組み込むことも重要です。管理者はまた、提案を自分で提出するように奨励されるべきですが、通常の戦略的計画の責任に該当するアイデアに対して報酬を与えられるべきではありません。

プログラムの構造

成功する従業員提案システムの次の要素は構造です。専門家は、プログラムの開発と実装に1人の管理者が責任を持つことを推奨しています。この担当者は、組織のすべての部分から、さまざまな人口統計グループを代表する従業員の委員会を選択して、さまざまなフェーズの管理を支援することから始める必要があります。次に、管理者と従業員委員会は、提案を提供する際の従業員の努力を導くための明確なルールを作成する必要があります。提案プログラムは、従業員が自分の仕事の経験の範囲内で合理的な提案をするように奨励されている場合に、より成功する傾向があります。「本当の目標は、できるだけ多くのアイデアを生み出すことであり、時間の経過とともに、フィードバックと励ましを通じて提案の質を向上させることです」とベル氏は述べています。提案プログラムのすべての側面をカバーする明確なポリシーステートメントを作成し、マネージャーと従業員の両方がそれを理解していることを確認することが重要です。従業員がプロセスをオープンでボード上にあると見なすと、アイデアがどのようにレビューされ、報われるかについての疑念を排除するのに役立ちます。

セシリー・ティナンズの夫の写真

プログラムの可視性

成功する従業員提案プログラムのもう1つの重要な要素は、可視性です。結局のところ、従業員がプログラムに気づかなければ、プログラムへの参加を期待することはできません。専門家は、アナウンス、ニュースレター、パーティーなどを含む、非常に公開された方法で提案プログラムを開始することを推奨しています。提案システム自体も広く公表され、促進されるべきである。考えられるシステムの例には、フォームが書かれたおなじみの提案ボックスが含まれます。アイデアや結果を投稿するための昔ながらの掲示板。従業員が提案で電話をかけることができる特別なフリーダイヤル電話回線。または、電子メールまたは専用Webサイトへの投稿に基づくより高度なシステム。システム導入後は、従業員の関心を維持するために、継続的なプロモーション活動をフォローアップすることが重要です。

認識と報酬

成功する従業員提案システムのもう1つの重要な要素は、参加者を認識し、優れたアイデアに対して報酬を提供することです。提出したアイデアが経営陣から迅速かつ思慮深い回答を受け取った場合、従業員は提案プログラムに参加する可能性がはるかに高くなります。専門家は、アイデアの受領が確認されるスケジュールを設定することをお勧めします（電子システムの場合は24時間、従来のシステムの場合は1週間）。その後、30日以内に、アイデアが採用されるかどうかを従業員に通知する必要があります。アイデアを使用しない場合でも、アイデアを提出した従業員は、プログラムに参加してくれたことに感謝する必要があります。 Tシャツ、ペン、傘など、アイデアを初めて提案システムに提出する従業員に、小さな具体的な報酬を提供すると役立つ場合があります。

提案システムの成功を確実にするために、使用された提案とそれらが会社に与えるプラスの影響を公表することも重要です。これを行う1つの方法は、年間を通じて提案を行った人々を称える年次夕食会を開催することです。多くの企業はまた、コスト削減やプロセスの改善につながる従業員のアイデアに対する報酬システムを確立しています。たとえば、一部の企業は、毎年の利益分配プログラムの一環として、従業員提案システムによって提供されるすべての節約の一部を分配しています。専門家は、仲間の従業員に嫉妬や恨みを抱かずに、貴重な従業員の貢献を認める適切な報酬システムを開発することは複雑になる可能性があることを認めています。このタスクは、従業員諮問委員会に委任するのが最善であると示唆する人もいます。重要なのは、報酬を設定する際の金銭的価値だけでなく、イノベーションや創意工夫などの要素に基づいてアイデアを評価することです。

提案システムが失敗する一般的な理由

「一部の企業では、従業員が大量の有用なアイデアを上級管理職に送っています。他の人では、提案ボックスの底がほこりで覆われています」と寄稿者は書いています エグゼクティブ女性 。「違いは何ですか？それは従業員の質ではなく、彼らが受けるリーダーシップの質です。」提案システムが従業員の間で肯定的な反応を生み出さない可能性がある理由はいくつかあります。彼の記事で IIEソリューション 、ベルは、提案システムの実装と管理において企業が経験するいくつかの一般的な問題について概説しました。

たとえば、経営陣が自分のアイデアに本当に興味を持っていないと信じている場合、従業員は提案を提供することに抵抗を感じるかもしれません。会社が提案に対して生ぬるい招待状のみを発行したり、威圧的と見なされる可能性のある雰囲気を作り出したりする場合、従業員の提案が発表される可能性は低くなります。誰がプログラムに招待されたかについて経営陣が不明確であるか、参加に関してあまりにも多くの厳格な規則を課している場合、会社はおそらく提案を引き出す際に同様の問題を経験するでしょう。

従業員提案システムに関するその他の一般的な問題には、提案に対する経営陣の対応が含まれます。提案に対する反応が遅い、または反応がない場合、従業員はプログラムに参加する可能性が低くなります。提案の受け入れまたは拒否について明確な説明がない場合、または経営陣がどの提案を承認するかについて偏った判断を下していると従業員が認識している場合も、提案システムは失敗します。最後に、提案システムは、優れたアイデアに対して提供される報酬に一貫性がないか予測できない場合、組織に問題を引き起こす傾向があります。