私の受信トレイには現在93通のメールがあり、そのうち15通は未読です。いくつ持っていますか？
過去数年間で、InboxZeroは人気のある時間管理手法として台頭してきました。マーリンマンによって開発されたInboxZeroは、メールの受信トレイを常に空にしておくことを提唱しています。 Inbox Zeroの支持者は、彼らが私たちの他の人々よりも優れていることを自慢しています。彼らは空の受信箱を維持することができるので、整頓された頭脳を達成し、重要なことにもっと集中することができます。
これは私を夢中にさせます。 InboxZeroは完全に時間の無駄です。私は自分自身をこの世界のほんの一握りのことの専門家だと思っています、そして時間管理はそれらの1つです。現在の最小限の受信トレイを持つことは確かに価値がありますが、私の受信トレイを毎日ゼロにすることは無駄で気が散ります。
曜日を問わず、InboxZeroで選択する5つの時間管理手法を次に示します。
1.ブーメラン
BoomerangはGmailの拡張機能です。これは、私がプロとしてのキャリアの中で発見した唯一の最高の時間管理ツールです。送信した電子メールからの返信を待っている場合、その時点までに返信がない場合は、後日、選択した日時にその電子メールを受信トレイの上部に表示するように選択できます。また、いつでもメールを作成して、後日送信することもできます。私はよく午後11時または午前6時にメールを作成し、チームメートの邪魔にならないように、ブーメランを使用して勤務時間内にメールを送信します。
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2.Trello
Trelloは無料のタスク管理ツールで、Webとモバイルの両方で利用できます。 Trelloを使用すると、タスクに優先順位を付けて、さまざまなリストを作成できます。 「ToDoToday」リスト、「CallsToMake」リストなどを作成できます。オプションは無限大です。
メールをTrelloに転送することもできます。 Trelloボード内で、[メニューの表示]、[その他]、[メールからボードへの設定]の順にクリックします。一意のメールアドレスが見つかります。メールをこのメールアドレスに転送すると、Trelloボードに追加されます。
これは、実際には「やること」項目であり、必ずしも時間に敏感ではないが、ある時点でアドレス指定したいすべての電子メールに非常に役立ちます。
3.電子メールフィルターと購読解除
これらは両方とも同じ目的を果たします-受信トレイをスキップします。メールリストからの退会には時間がかかりますが、時間の大幅な節約になり、投資する価値があります。お気に入りのストアやメーリングリストへのクーポンなど、取得したいが読む必要のないメールの場合は、メールフィルタを設定して、受信トレイをスキップし、メールラベルに直接移動します。
「Discounts＆Offers」というラベルがあります。このように、割引を求めて市場に出ているときはいつでも、このフォルダーに移動して、何が利用できるかを確認します。
4.トップ3リスト
メールが届いたときにそれを読むことは、完全に恣意的で反応的です。優先順位を付けて積極的に行うのとは逆です。
一日中メールに手錠をかけられるのではなく、毎朝、1日の終わりまでに完了することを目指している上位3つのビジネスタスクと上位3つの個人タスクのリストを作成します。私は上位3つのリストをTrelloに保持しています。リストを保持するために選択した他の場所と同様に、紙も機能します。タスクは、完了するのに十分小さい必要があります。
業績評価を書く必要があり、それが1週間以内に期限が切れる場合、上位3つのタスクは今日30分を費やすことかもしれません。
5.すべての電子メール通知をオフにします
あなたはあなたが誰であるかを知っています-あなたがあなたの電話または時計をチェックせずに会話をすることができないならば、あなたが今日10分かかりそして通知をオフにすることを私に約束してください。
ラップトップでは通知を行わず、電話ではテキストメッセージの通知のみを行うべきだと思います。 Boomerangを使用して別の日まで延期する場合でも、メールを常に開いてすぐに返信したり、受信トレイから取り出したりするには、タスクをノンストップで切り替える必要があります。
調査によると、マルチタスクは非効率的であり、1つのタスクに集中できる私たちには大きな利点があります。すべての通知をオフにすることができない場合は、できるだけ多くの通知をオフにしてください。
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6.ノーと言ってください
そして最後に、他のすべてが失敗した場合は、ただノーと言ってください。あなたがすべての要求に気を配らなければならないというのは神話です。
失礼な人や幽霊のような人にならないでください。ただし、今週は決して重要ではないと思われるタスクがある場合は、その人を助けることはできないと伝えてください。または、5分以内の時間で彼らを助ける方法を見つけてください。また、タスクを実行する機会を大切にする可能性のある他の誰かを知っている場合は、他の人と協力して作業を引き受けることができるかどうかを確認してください。
