メールに溺れていると感じる日があります。一人一人にタイムリーに対応することはできません。したがって、最終的にこれらの電子メールに返信する時間を作ることができると、私の指は自動的に次のフレーズを入力し始めます：「返信が遅れてすみません...」
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私は一人ではないことを知っています。
これらの5つの単語は、電子メール文化では非常に一般的になり、最近の風刺的なShouts＆Murmursコラムのトピックでもありました。 ニューヨーカー SusannaWolffによる。
返信が遅くなり申し訳ありません。デート中に電話でメールを開いたのですが、「はい」または「いいえ」以上の返信が必要であることがわかり、手間がかかりすぎると判断し、未読としてマークを付けました。今まで完全に忘れていました！
私が返信するすべての電子メールに、返信が遅れて申し訳ありませんという言葉を折りたたむという衝動が強くなっています。翌日と同じくらい早く返事をしていても、返事が遅れてしまったことをお詫びしたいと思います。
メリッサ・ダールが指摘しているように、私たちはそれを言うのをやめる必要があります 私たちの科学 .メールの緊急性が非常に高いため、返信が遅れたことをお詫びする必要があります。すべてのメールにすぐに返信しないことをお詫びすることの本当の問題は？これは、すべての電子メールに即座に返信することになっているという先例を設定します。妥当な時間枠内に返信した場合、何をお詫びしますか？
しかし、返信の遅延はごく当たり前のことなので、どうすれば習慣を破ることができますか？ここにいくつかのアイデアがあります。
メールをタイムブロックする
すべてのメールが届いたらすぐに返信することはできません。これにより、時間があるときはいつでも返信を絞り込んでしまう可能性があります。これにより、返信が遅れて申し訳ないという危険な罠に陥る可能性があります。
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代わりに、メールに返信する毎日の特定の時間をブロックしてみてください。時間制限のやることリストシステムに従うことにより、特定のタスクのために1日の特定の期間をスロットアウトします。そのメールにすぐに返信したり、後で返信することを忘れないようにする必要はありません。代わりに、メールで指定した1日の時間帯に返信してください。 「すべてのタスクを特定の日付、時刻、期間に配置すると、実行する必要のあるすべてのものがその場所にあることを知って、よりしっかりと眠ります」と、時間管理の専門家であるケビン・クルーゼ氏は語りました。 ファストカンパニー .
申し訳ありませんと言うのをやめてください
寒い七面鳥に行き、謝罪を完全にやめたい場合は、Gmail用のChromeプラグインが役立ちます。スペルチェックのようなものですが、スペルミスを検出する代わりに、「申し訳ありません」や「ちょうど」などの正確な単語を検出します。呼ばれた 申し訳ありません 、プラグインは、メールを入力して「申し訳ありません」と入力すると、謝罪する理由をあまり考えずに警告を表示します。
送信者に責任を負わせる
一部のメールでは、迅速な返信が必要になる場合があります。しかし、受信トレイである海を歩き回って、それらがどれであるかを正確に知ることは困難です。
そこで、行動経済学者のダン・アリエリーが解決策を考え出しました。彼が1日に受信する300ほどの電子メールの緊急性を優先するために、彼の自動返信は送信者にフォームに記入するように求めます。フォームでは、送信者は、応答を期待する時期など、要求に関する詳細を提供する必要があります。すぐに対応が必要な人の数は？わずか2パーセント。
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「メールでは、急いでいるようにすべてを扱います」とアリエリーはゲストだったときに言った ブルームバーグの 作戦 ポッドキャスト。 「重要なものと緊急なものの間には大きな違いがあります。」
