私たちは皆、より生産的になることを望んでいます。しかし、課題が山積し続ける中で、どのようにしてそれが可能なのか、最新シーズン オレンジ・イズ・ニュー・ブラック Netflix に登場したばかりで、メール、テキスト、ソーシャル メディアの通知が殺到して気を散らしていませんか?
この 1 か月間、私はあまりにも多くのことが起こっていました。左右にボールを落としています。あなたが事業主である場合、これは受け入れられません。私には私を頼っている人々がおり、これを許してはなりません。私の生産性を低下させているものを評価するようになりました。
私がしなければならなかった最初のステップは、生産性を維持できるように、時間の無駄を特定し、それらを芽に摘み取ることでした。ここに私が気付いた 8 つの時間の浪費が、私の生産性と私が一緒に働く人々のほとんどを殺していることに気づきました。
1. メールをこまめにチェックする。
電子メールが最大の時間浪費の 1 つであることは驚くべきことではありません。結局のところ、毎日 2,000 億通以上のメールが送信されており、平均的な従業員は 1 時間に 36 回メールをチェックしていることがわかっています。そして、私たちは皆、その罪を犯しています。ノートパソコンでもスマートフォンでも、メール通知に気を散らすためだけに記事を書いたことが何度あったかわかりません。
メールに返信せずにクライアントや上司を放置しておくことはできないことは十分に理解していますが、ニュースレターやクーポンを受け取り、最終的にクリックして Web サイトを閲覧することになることがよくあります。生産性を維持するには、メールのチェックに費やす時間を制限する必要があります。
一部の組織では、実際にメール プログラムにフィルターをインストールしています。これにより、すべての受信メッセージがファイルされ、後で読めるようになります。電子メールを禁止することはこの問題を解決する 1 つの方法ですが、電子メールのチェックを特定の時間に制限することも同様に効果的です。たとえば、1 日 3 回、20 分間でメールをチェックして返信することができます。
これらの通知が好奇心をかき立てられるのではないかと心配している場合は、ラップトップとスマートフォンの両方で通知をオフにすることができます。
2. ソーシャル メディア アカウントを自動化しない。
ソーシャル メディアは、ブランドの認知度を高め、ネットワークを広げ、最新の業界ニュースを入手し、友人や家族と情報を共有するための最良のツールの 1 つですが、これもまた時間の浪費です。実際、私たちは 1 日平均 118 分ソーシャル メディアに費やしています。あなたがソーシャル メディア マネージャーでない限り、私がソーシャル メディアにそれほど多くの時間を費やす必要はありません。
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メールと同じように、通勤中や通勤中など、1 日のうち特定の時間をスケジュールしてソーシャル チャネルを確認し、更新します。 Cold Turkey などのブロッカーを使用して、通知をオフにしておくこともできます。 Hootsuite などのソーシャル メディア管理ツールを使用して、1 つのダッシュボードからすべてのソーシャル メディアの更新を事前にスケジュールできるようにすることもお勧めします。
3. かさばる To Do リスト。
やることリストをノートに書き留める場合でも、Evernote などのツールを使用する場合でも、To Do リストを使用すると、会議や自分が何をしたかを覚えようとするストレスが軽減されるため、本当に救われます。食料品店での受け取りが必要です。 To-do リストは、達成する必要がある最も重要なタスクを強調することで、予定どおりに進めるのにも役立ちます。
やることリストを効果的にし、圧倒されないようにするためには、リストを短くする必要があります。通常は、1 日に最も重要な項目を 3 つほど作成します。また、前日の夜にリストを書き留めて、朝起きてリストに取り組めるようにする必要があります。
4. マルチタスク。
マルチタスクは機能しません。 「注意力と生産性に関して言えば、私たちの脳には限りがあります」と、著書の著者であるガイ・ウィンチ博士は言います。 感情的な応急処置: 失敗、拒絶、罪悪感、その他の日常の心理的損傷を治療するための実践的な戦略 .
「これは円グラフのようなもので、私たちが取り組んでいるものはすべて、その円の大半を占めることになります。ウォーキングやチューインガムなどの自動行動を除いて、他のことに余念がありません。
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マルチタスクは生産性を浪費します。なぜなら、タスクを行ったり来たりすると、「ギアを切り替えるという行為に注意が費やされる」からです。
一度に 1 つのことを行います。 1 つのタスクを完了したら、次のタスクに進むことができます。
5. 完璧主義者であること。
非現実的に高い基準を持っていると、タスクに必要以上の時間を費やすことになります。完成した後も、「完璧」にするために修正を加えます。他の場合には、完璧主義者であると、物事が思い通りに行かなかったために、あなたを捨ててしまうことがあります。つまり、すでに取り組んでいるプロジェクトを断念する可能性があります。
つまりね。完璧は不可能な目標であり、生産性を損なうだけでなく、健康にも害を及ぼします。
この考え方を克服するのは簡単なことではありません。しかし、仕事を得ることに集中することから始めることができます。たとえば、プロジェクトの必要最低限の部分を最初に完成させます。いつでも戻って、後で「完璧」にすることができます。
思ったほど悪くないことに気付くかもしれません。失敗も受け入れる必要があります。それは私たち全員に起こります。過ちを繰り返さないように、失敗から学びましょう。
6. 不必要な会議。
米国だけでも毎日 2,500 万件の会議があることをご存知ですか?問題は、経営陣がこれらの会議は失敗であると認めていることです。つまり、組織は不必要な会議で時間とお金を無駄にしているということです。
会議を生産的にしたい場合は、会議を 30 分以内に保ち、明確な期待を設定し、事前に資料を送信し、時間通りに開始と終了を行い、集中力を維持します。また、会議が本当に必要かどうかを尋ねることをお勧めします。ほとんどの場合、簡単な電子メールまたは電話で十分です。
7. 「はい」と言う。
他の人をがっかりさせたくないのは理解できますが、すべての人を幸せにすることは現実的ではありません。あなたは自分自身を薄く広げすぎてしまうので、誰にでも「はい」と言うことで自分自身に大きな害を及ぼしています。
他の人には正直に、会議を主導したり、ブログ記事を書いたり、他の人が求めていることを何でもする時間がないことを伝えてください。その後、空室があるときにリクエストに応じることを申し出ることができます。
8. より難しいタスクを先延ばしにする。
私たちは皆、やりたくない、またはやりたくないタスクを持っています。私たちは最終的に、それらのタスクを別の機会に先延ばしにして、代わりにそれらのより簡単なタスクに取り組みます。それは、そのタスクが消えるという事実に変わりはありません。それを頭にぶら下げるのではなく、弾丸を噛んでやり遂げる必要があります。
この種の先延ばしを避けることで、一日中生産性を維持できます。
