従業員マニュアル 、ポリシーと手順のマニュアル、従業員のハンドブック-あなたがそれらを呼びたいものは何でも-はしばしば従業員と雇用者の両方によって必要な悪と見なされます。彼らは通常、従業員から驚愕を引き起こします。特に、明確で、よく書かれていて、ビジネスに固有でなく、主に否定性に焦点を当てている場合、つまりリストでは、何をすべきでないかだけです。一方、雇用主は通常、訴訟の可能性がある場合に、資産をどのようにカバーするかという観点からこれらのマニュアルを検討します。
ただし、より良い方法があります。
専門家によると、中小企業は、会社の方針を前向きに説明することで、訴訟から保護し、スタッフを安心させる従業員マニュアルを作成できるとのことです。効果的なポリシーマニュアルを作成するために、雇用主は時間をかけて、従業員に情報を提供し、満足させるだけでなく、会社のビジネス目標を達成する上で、ビジネスにとって何が重要かを特定する必要があります。 「それはプレイブックとして役立ち、従業員に何が期待されているかについて従業員のためのゲームのルールを詳しく説明することができます」と、の労働および雇用グループの議長であるナンシー・クーパーは言います。 ガーベイシューベルトバラー 、オレゴン州ポートランドを拠点とする法律事務所。
「価値は、従業員が自分に何が期待され、会社に何が期待できるかを理解できることです」と、 仕事の世界 、報酬、福利厚生、ワークライフ、および統合された総報酬に焦点を当てたグローバルな人事協会。 「これには、給与決定がどのように行われるか、業績についてどのように評価されるか、会社が病気休暇やその他の福利厚生などをどのように扱うか、会社がワークライフプログラムをどのように見ているか、紛争でどのように扱われるかが含まれます。」ハンドブックにこれらすべての問題を詳しく説明しておくと、雇用主がそれらを不当に扱うことを心配することなく、従業員が最善の仕事をするために解放される可能性があると彼は付け加えています。
しかし、彼らが言うように、悪魔は細部にあります。従業員ハンドブックの成功は、何を含めるか、およびポリシーをどのように表現するかにかかっています。勝利のプレイブックを書くための最初のルールは、それが明確で理解しやすい方法で書かれ、ビジネスの文化を反映していなければならないということです。特定のポリシーは、法律によってハンドブックに含まれている必要があります。これは、地方および州の要件、ならびに連邦の要件について学ぶために時間をかける必要があることを意味します、とクーパーは言います。雇用主を保護するために、他の方針をハンドブックに含める必要があります。 「ポリシーの背後にある理由に関係なく、すべてが一貫した方法で実施されるべきです」と彼女は付け加えます。
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次のガイドでは、法律で含める必要のある内容、すべての従業員ハンドブックに含める必要があると法律専門家が述べている条項、および従業員ハンドブックに含める必要のあるその他のオプションの規定について概説します。
従業員ハンドブックに含めるもの：法律で義務付けられているハンドブックの規定
従業員ハンドブックの作成に取り掛かる前に、ビジネスリーダーは法律で何を含める必要があるかを理解する必要があります。それはまたあなたが従業員ハンドブックをどのように設定するかを決定するかもしれません。
最初のステップは、遵守しなければならない連邦、州、および地方の雇用法に精通することです。会社の従業員ハンドブックに掲載する必要があるものもあります。米国労働省は、そのWebサイトで、職場の問題に影響を与える連邦法に関する雇用者向けの情報を詳しく説明しています。 www.dol.gov 。あなたのビジネスが複数の州で運営されている場合、各州の従業員のために異なるハンドブックを書くことには法的な理由があるかもしれません。 「各州には独自の雇用法があります」とクーパー氏は言います。 「州レベルの法律の多くは、ハンドブックにそれを記載する必要があると言っています。」
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その他の問題も、従業員ハンドブックへのアプローチ方法に影響を与える可能性があります。たとえば、製造施設と販売および研究施設など、異なるビジネスユニットがある場合、コアハンドブックを従業員のグループごとに同じにしたいが、特定のビジネスユニットに特定のポリシーを含めることができます。たとえば、1つのビジネスユニットに組合や時給制の従業員がいる場合など、クーパー氏は言います。
従業員ハンドブックにどのようにアプローチするかを決定した後、法律で含める必要のあるポリシーを決定する必要があります。一部の企業は、プロセスをステップスルーするための良いスタートとなるソフトウェアまたはテンプレートを提供しています。ただし、ポリシーは州ごとに異なる場合があります。どのポリシーが法律で義務付けられているかわからない場合は、人事組織または雇用弁護士に確認する必要があります。多くの州の労働部門は、州で事業を行う際に遵守しなければならない法律について、雇用主向けにWebサイトにリストを掲載しています。これらは、従業員ハンドブックに何を含めるかを決定するのに役立ちます。
法律により従業員ハンドブックに含める必要のあるポリシーには、次のものが含まれる場合があります。
- 家族医療休暇ポリシー 。連邦政府の家族医療休暇法では、特定の規模の雇用主は、深刻な健康状態にある近親者の世話をするために、子供の出産または世話のために、12か月間で最大12週間の無給休暇を従業員に提供する必要があります。 、または従業員が深刻な健康状態にある場合。多くの州には、無給の育児休暇に関する独自の方針もあります。
- 雇用機会均等と差別のない方針 。米国労働省は、多くの企業に対して、雇用と昇進において差別のない平等な雇用機会均等法に従っていることを示す情報を投稿することを義務付けています。
- 労働者災害補償方針 。多くの州では、従業員に労働者災害補償方針を書面で通知することを義務付けています。
従業員ハンドブックに含めることを要求する可能性のある他の法律の中には、障害者の宿泊に関する方針、軍の休暇に関する方針、母乳育児の宿泊に関する方針、および犯罪被害者の休暇に関する方針があります。
深く掘り下げる： 従業員ハンドブックの組み立て方法
従業員ハンドブックに含めるべき内容：すべての従業員ハンドブックに含めるべき条項
すべての従業員ハンドブックに必要な一般的な免責事項がいくつかあります。
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- 契約ではありません 。ハンドブックはまさにそれであり、ハンドブックであり、継続的な雇用について何の約束もしていないことを指摘することが重要です。クーパーは、次の文言を推奨しています。 'このハンドブックは、明示または黙示を問わず、契約ではなく、特定の期間の雇用を保証するものでもありません。私たちの雇用関係が長期的であることを願っていますが、会社またはあなたは、法律で許可されている範囲で、通知の有無にかかわらず、理由の有無にかかわらず、いつでも関係を終了することができます。
- ハンドブックは以前のポリシー文書よりも優れています 。ハンドブックは、それが会社の方針に関する究極の言葉であることを明確にする必要があります。クーパーは、次の言語を使用することをお勧めします。「この従業員ハンドブックは、このハンドブックでカバーされている主題に関して発行された可能性のあるすべての覚書または書面によるポリシーを含むがこれらに限定されない、以前のすべてのポリシーおよび手順に取って代わります。」
- ハンドブックのポリシーは変更される場合があります 。時代が変わり、新しい問題が発生し、修正が必要になる可能性があるため、少し小刻みに動く余地を残すことが重要です。これは、クーパーがこの規定を表現することを提案する方法です。 'このハンドブックに含まれるポリシーはガイドラインのみであり、会社が適切かつ必要であると判断した場合は変更される可能性があります。時折、新規または変更されたポリシー、手順、特典、またはプログラムの通知を受け取る場合があります。
- 従業員の謝辞ページ 。あなたのビジネスを保護し、あなたの会社がこれらの法律を順守していることを従業員が認識していることを確認するために、従業員が署名して返送する確認ページを含めることが重要です。承認には、従業員がポリシーを読んで従うことが自分の責任であることを理解していることを記載する必要があります。 「確認ページをハンドブックから取り外し可能にしたいのです」とクーパー氏は言います。 「署名したら、従業員の人事ファイルに入れる必要があります。」
深く掘り下げる： ツール：従業員ハンドブックの領収書の確認
従業員ハンドブックに含めるもの
あなたがあなたの従業員ハンドブックを書く前に、あなたはまたあなたがビジネスとしてあなたにとって何が重要であるかを決定するために時間をかけるべきです。従業員が仕事をしているときにどのように見えるか気になりますか？あなたは彼らが仕事中にテキストメッセージを控えるようにしたいですか？彼らが会社についてブログを書いていてもかまいませんか？問題があなたにとって重要であり、従業員の行動に期待がある場合は、ポリシーで対処する必要があります。
「重要な問題は、従業員が職場や運転中に携帯電話を使用できるかどうかなどです。従業員がチャットルームまたはブログで営業時間後に雇用主について話し合う適切な方法（または不適切な方法）に対処する。あるいは、従業員がコンピューター、電子メール、音声メールを使用する方法によって引き起こされる問題に対処する雇用主の能力さえも」とクーパー氏は言います。 「覚えておくべき最も重要なことの1つは、ハンドブックがビジネスのやり方を反映している必要があるということです。ポリシーを作成する場合は、ポリシー設定の制限であろうと、目標をサポートするポリシーであろうと、ポリシーを適用する準備をしてください。あなたはあなたのハンドブックがあなたのビジネスの真の反映であるようにする必要があります。
また、ハンドブックにどのようなトーンを取り入れたいかを決める必要があります。多くのハンドブックは、否定的な「すべきではない」という観点から書かれています。ただし、最も効果的なマニュアルのいくつかは、前向きな観点から書かれたものです。 「確かに従業員は、過度の欠勤などの問題を引き起こす行動の種類を知る必要がありますが、罰に焦点を当ててポリシーを作成する必要はありません」とクーパー氏は言います。
従業員ハンドブックに含めることができるセクションのガイドラインは次のとおりです。
1.会社の歴史 。必須ではありませんが、会社の歴史とその使命について説明する簡単なセクションは、従業員ハンドブックの調子を整えるのに役立ちます。ローソン氏によると、このセクションには、会社の使命声明、その理由、顧客、市場での地位などについての議論を含めることができます。 '創業者について話して、会社の歴史を理解することができます。または文化」とローソンは言います。 「リーダーシップチームについてのディスカッションを追加して、最終的に誰のために働いているのかを人々が知っているように感じることができます。」クーパーは、会社が経済的困難に陥った場合に維持するのが難しいかもしれないあなたの分野で最高のドルを従業員に支払うことを約束するなど、このセクションでいかなる約束もしないように警告します。
2.有給休暇ポリシー 。このセクションでは、休暇の取得方法や休暇のスケジュール方法など、会社の休暇ポリシーについて詳しく説明します。また、会社が休業する休日を含め、会社が遵守する休日を詳しく説明する必要があります。また、会社がレストランやその他の休日に営業している企業の場合、従業員は休日の労働に対してどのように報酬を受け取るかを説明する必要があります。また、病気休暇、家族医療休暇、および軍の配偶者休暇などの他の種類の休暇に対処することもできます。
3.従業員の行動 。この見出しの下で、出席ポリシー、食事の休憩と休憩時間、および従業員の行動に対する一般的な期待について話し合うことができます。これには、従業員のハラスメント差別に対するポリシー、喫煙の禁止、薬物乱用ポリシー、従業員がインターネットまたは電子メールを使用する方法、およびドレスコード（後者がある場合）を記載することが含まれます。従業員が紛争解決をどのように処理すべきかについて話し合うことができます。このセクションを本質的に非常に一般的なものにします。 「あまり詳細に立ち入らないでください」とクーパーは言います。 「受け入れられるすべてのものの洗濯物リストが欲しいのは人間の本性ですが、あなたも何かを忘れるのは人間の本性です。」
4.支払いとプロモーション 。支払い方法を詳しく説明し、毎週支払うのか、2週間ごとに支払うのかなどを従業員に知らせます。ここで、残業ポリシーを述べ、労働時間を定義し、給与等級の構造について話し合って、階層のどこに収まるかを人々に知らせます。 「誰かを雇うときにあなたがしたい最後のことは、彼らの給料がいつ到着するかについて彼らを驚かせることです」とローソンは言います。 「あなたは人々に彼らが支払われる頻度と彼らが支払われる方法を知らせたいです、あなたは直接預金を提供しますか、そして1年にいくつの支払期間がありますか？」また、従業員がボーナスまたはストックオプションの資格があるかどうか、業績評価プロセスがどのように機能するかなど、提供する報酬パッケージの種類について話すこともできます。クーパーは、昇進のための会社の方針を詳しく説明する場合、会社とそのマネージャー全員がその方針に同意する必要があることを覚えておく必要があると警告しています。 「それはほとんどの企業が間違いを犯すところです」と彼女は言います。 「彼らは約束しすぎて、彼ら自身の方針に従わない。」
5.メリット 。このセクションでは、ヘルスケア、歯科、視覚、生命保険などの面で提供する福利厚生の概要を従業員に提供しますが、特定の会社と特定の方針について話し合うことはしないでください。 「あなたの利益は頻繁に変わるかもしれません-おそらくハンドブックよりも頻繁に」とクーパーは指摘します。フルタイムの従業員のみであるか、パートタイムの従業員に比例配分された福利厚生パッケージが提供されているかどうかにかかわらず、誰が適格であるかについて話し合い、同様に対処します。適格性の基準、給付金に登録できる時期、および給付金を変更できる重要なライフイベント（結婚や子供の誕生など）をリストします。
すべての情報が従業員ハンドブックにまとめられたら、従業員に配布する前に必ずドキュメントを精査してください。可能であれば、弁護士がハンドブックの作成に関与する必要があります。 「雇用主がお金を節約しようとしている場合、彼らがしなければならない最低限のことは、それがまとめられたら弁護士にレビューしてもらうことです」とクーパーは言います。そのレビューは、従業員ハンドブックで定義されている、または定義されていない従業員の行動を含む将来の訴訟を回避するのに役立つかもしれないと彼女は付け加えています。
深く掘り下げる： ソーシャルメディアポリシーが必要ですか？
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従業員ハンドブックに含めるもの：推奨リンク
人的資源管理協会
http://www.shrm.org
SHRMは、人的資源管理を専門とする世界最大の協会であり、140か国以上で25万人以上の会員を代表しています。
米国労働省
http://www.dol.gov
労働省のウェブサイトにある連邦労働法のガイドは、従業員ハンドブックの基本を確実にカバーするのに役立ちます。
中小企業ハンドブック
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
労働省の労働安全衛生局の中小企業向けハンドブックは、雇用主が従業員に安全で健康的な職場を提供するのに役立ちます。
無料モデルハンドブック
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.comは、無料のモデルハンドブックを提供しています。アレクサンダーハミルトンインスティテュートの完全なポリシーハンドブック（$ 100）は、州ごとのガイドラインを備えた編集可能なポリシーを収録したCD-ROMです。そして、Policies Nowは、Q＆Aウィザードを使用してマニュアルをカスタマイズするのに役立つデラックスプログラム（hrtools.com; $ 199）です。
仕事の世界
http://www.worldatwork.org
このグローバルな人事協会は、組織が才能のある労働力を引き付け、動機付け、維持するのを支援するために、報酬、利益、ワークライフ、および統合された総報酬に焦点を当てています。
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