クラウドコンピューティング中 これはまったく新しい概念ではありませんが、Google Appsは確かにテクノロジーを改良して、あらゆる場所の企業がその速度、アクセシビリティ、ストレージを活用できるようにしています。 Gmail、Googleカレンダー、Googleドキュメントなどの人気のある商標を含むGoogle Appsスイートは、従業員間のワークフローをより流動的にし、クライアントや顧客と対話するためのより良い方法を提供することさえできます。次のガイドでは、会社の運営を改善するためにGoogleアプリを実装する理由と方法について説明します。
Google Appsを使用してビジネスを改善する方法：なぜGoogle Appsを使用するのですか？
Google Apps for BusinessがMicrosoftOfficeなどの従来のデスクトップソフトウェアよりも優れている直接的なメリットの1つは、費用対効果です。年間わずか50ドルのGoogleAppsスイートには、無制限の数のユーザーアカウント、Googleのすべてのアプリケーションへのアクセス、従業員1人あたり25 GBのメールストレージ、24時間年中無休のカスタマーサポート、99.9％のネットワーク稼働率保証が含まれています。 （ネットワークセキュリティとユーザーアカウントの数が制限され、アプリとストレージが少ない無料バージョンもあります。）ほとんどのビジネスソフトウェアやITソフトウェアと比較すると、購入ごとにライセンス数に上限があります（もちろん必須です）。システムをホストする外部サーバー）、Google Appsは、予算から2、3の余分なダイムを絞り出すための鍵となる可能性があります。
インディアナポリスに本拠を置くコンテンツ開発会社であるRaidiousの運用担当副社長であるBrianWyrickは、次のように述べています。コスト削減に加えて、レイディアスは国のさまざまな地域のデザイナーやプロデューサーにアクセシビリティを提供するため、GoogleAppsスイートを採用したとワイリック氏は言います。
「ユーティリティはどんな新興企業にとっても良いことです」とワイリック氏は言います。素晴らしいことです。」
Google Appsのもう1つの利点は、各アプリケーションが相互に統合できることです。これは、カリフォルニアを拠点とするインターネット広告会社TolucaLakeの所有者であるKenHayes氏が感謝している機能です。 「GoogleAppsの良いところは、自分のビジネスに1つのメインアカウントを設定できることです。メール、カレンダー、ウェブサイトはすべて結びついています」と彼は言います。 「確かに、そこにはもっと良い電子メールがありますが、Googleのようにすべてを結び付ける方法を誰も理解していません。」
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Googleアプリを使用してビジネスを改善する方法：Gmailとの内部コミュニケーションの合理化
Gmailが最初に登場したとき、個人の電子メールクライアントは、一見底なしのストレージ容量と超高速の受信トレイ検索機能で賞賛されました。しかし、Google Appsの統合により、Gmailの機能の多くはビジネスでも同じように効率的に機能します。繰り返しになりますが、Gmailの最も有益な特徴の1つはクラウド要素です。面倒なソフトウェアがないため、連絡先やメッセージをデバイスにダウンロードしなくても、どこからでも従業員がGmailにアクセスできます。
「Gmailの優れた点の1つは、ブラウザベースであるということです」とWyrick氏は言います。 「私たちは電話とIMAPクライアントを介して接続します。 「これがOutlookのインストールです」と言う必要がないのはその能力です。
Gmailのスレッド化された会話は、同僚間のメッセージを簡素化するのにも役立ちます。たとえば、複数の関係者が電子メールでCCされている場合、または複数の電子メールの件名が同じである場合、これらのメッセージはすべて、送信された新しい電子メールごとにグループ化され、完全に最上位に配置されます。受信トレイと前のメッセージをチェックする必要のある面倒を排除します。
また、すべてのオフィス環境には、分単位のメッセージをすばやく送信する方法が必要です。Gmailの答えはGoogleチャットです。これは、受信トレイのインターフェースに直接組み込まれています。 「私たちは内部電話システムの必要性を本当に減らしました」とワイリックはメッセンジャーのレイディアスの使用について言います。チャット機能には、同僚や従業員が離れた場所から通信する必要がある場合に役立つビデオ会議コンポーネントもあります。
Gmailは優れた電子メールクライアントですが、Wyrickは、共有ビジネスアカウントに複数のアカウント管理者を割り当てることをお勧めします。 「一度サインアップしたら、すべての卵を1つのバスケットに入れたくはありません」と彼は言います。 「いつの日か、その管理者が不在のときに何かをする必要があります。」
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Googleアプリを使用してビジネスを改善する方法：Googleカレンダーを介した会議とイベントの同期
ビジネスの種類によっては、予定のスケジュール設定が大きな頭痛の種になる可能性があります。数人の従業員（または1人だけ）は通常、日付と時刻の追跡と中継を担当します。これは、遅れや会議の欠席を助長する方法です。 Googleカレンダーを使用すると、複数の従業員が1つのカレンダーにイベントを投稿して、会社全体がそれに応じてアクセスおよび編集できるようになります。さらに、これらのカレンダーは色分けできるため、視聴者は予定の変更を認識できます。管理者はカレンダーに権限を設定して、特定の従業員だけがアイテムを表示または編集できるようにすることもできます。
インディアナ州グリーンフィールドに本拠を置くデジタルマーケティング会社であるCrossCreativeの創設者であるGregCrossは、最近、主要なクライアントの1人に予定の並べ替えと保護にGoogleカレンダーを採用するよう勧めたと述べています。 「[彼は]カウンセリングセンターを所有していて、彼は私に来て言った、「私たちには4人のカウンセラーがいて、クライアントがオンラインで予約をスケジュールして非公開にする方法を探しています」とクロスは言います。 「うつ病について「JohnDoe」とカウンセリングセッションを行っていることが表示されないように設定できます。」
Googleカレンダーのもう1つの便利な機能は、Gmailを介してイベントを作成する機能です。カレンダーのイベントに従業員の電子メールアドレスを追加すると、従業員に出席を確認するための招待状が送信されます。確認後、各従業員はイベントを表示してメモを追加できます。
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Googleアプリを使用してビジネスを改善する方法：Googleドキュメントを使用したコラボレーションとプロジェクト管理の改善
Googleドキュメントは、複数のユーザーがドキュメント、プレゼンテーション、スプレッドシートをすべてWeb上で作成および編集できるようにするアプリケーションです。通常、同僚は添付ファイルを相互に電子メールで送信することでドキュメントを共有します。これにより、ファイルバージョンが正しくなくなり、コピーが散在し、置き忘れられることがよくあります。 Googleドキュメントを使用すると、ファイルはクラウドで編集され、リビジョンが自動的に保存および復元されます。
他のほとんどのGoogleアプリと同様に、管理者はGoogleドキュメントで権限を設定して、特定のワーカーのみがファイルの表示と共有を許可されるようにすることができます。もう1つの便利な機能は、ドキュメントをさまざまな種類のファイル拡張子にエクスポートする機能です。これは、クライアントまたは顧客がPDFファイルをできるだけ早く必要とする場合に役立ちます。
「私はGoogleドキュメントを社内で使用しています」とCross氏は言います。 「私にはパートタイムでしか働かないグラフィックデザイナーがいるので、見積もりとクライアントの提案をそこに投稿します。」 Googleドキュメントを使用して、旅程、ニュースレター、記事などの他の一般的なファイルを編集すると、プロジェクトで共同作業するときに従業員間で発生する一般的な問題を解決するのに役立ちます。
Google Docsは多くのビジネスオーナーにとって有用でしたが、Wyrick of Raidiousは、スタッフのスタッフがさまざまな程度のコンピュータスキルを持っているという事実に留意する必要があると述べています。したがって、最も重要なファイルを作成および編集するためにGoogleドキュメントを実装する場合は、アプリケーションを理解しているプロジェクトチャンピオンを指名することが役立つかもしれません。
「変更にあまり興奮しないユーザーもいるかもしれません」とWyrick氏は言います。彼はまた、GoogleAppsサイトのヘルプガイドに頻繁にアクセスするように新規参入者にアドバイスしています。
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Googleアプリを使用してビジネスを改善する方法：会社の知識をGoogleサイトと共有する
Googleサイトは、企業が従業員向けの情報のプライベートイントラネットハブ、またはビジネスの顔として機能するパブリックドメインを作成するために使用できる基本的なサイト構築ツールです。 Googleサイトでは、予約カレンダーや標準のクライアントフォームなど、他のアプリから情報をインポートしてサイトに投稿し、従業員や顧客が簡単にアクセスできるようにすることができます。
「Googleサイトはウィキシステムのようなものです」と、彼とデンマークのビジネスパートナーが会社のプロジェクト、アイデア、請負業者を追跡できるようにアプリケーションを使用しているヘイズ氏は言います。 「私は、私たちが改善したい競合他社のアイデア、さらには私たちのビジネス内で修正したい問題のためにセクションを設定しています。」
特定の従業員のみに、サイト情報の編集や投稿などの管理機能を指定したり、チーム全体へのアクセスを許可したりできます（特に、緊密なスタッフで作業している場合）。
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Google Appsを使用してビジネスを運営する方法：Google AppsMarketplaceで追加のリソースを見つける
Googleが独占的に作成したアプリケーションがすべてのニーズを満たしていない場合は、Google Apps Marketplaceをチェックすることを忘れないでください。ここには、さまざまな機能を提供するサードパーティのアプリがたくさんあります。他の標準アプリと統合します。たとえば、Intuit Online Payrollを使用すると、Googleカレンダーから直接従業員に支払いを行い、給与明細へのオンラインアクセスを提供できます。 Zoho CRMは、電子メールの会話の追跡や並べ替えなど、さまざまな方法でクライアントとのやり取りを改善するのに役立つ顧客関係管理ツールです。
Googleカレンダーの機能を強化するために、Greg Cross of Cross CreativeはTungle.meを使用しています。これは、メンバーが公開スケジュールを公開し、予約リクエストを受け入れ、二重予約を減らすことができるアプリです。 「それは私のワークフローの主流化に本当に役立ちます」とCrossは言います。 「その人が予定を確認すると、それは私の[Google]カレンダーに表示され、電話で警告が表示されます。したがって、これら2つの機能のコラボレーションの間で、それは私にとって素晴らしい働きをします。」
Crossによると、企業向けGoogle Appsは急速に必要になりつつあり、試してみるのに適した製品ではなくなっています。アプリの相互運用性とクラウドのアクセシビリティは、多くの人々に初めてオフィステクノロジーを効率的に活用する機会を提供すると彼は言います。 「Webベースのアプリは単なる流行ではないので、他のソフトウェア会社が今後どのように生き残るかを見るのは興味深いでしょう」とCross氏は言います。 「それは「未来の波」ではありません–それは今です。」
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